Rapport annuel du Commissaire à l'information 2007-2008

 
 
 
 

CHAPITRE 1- Faits saillants de la dernière année

La présence d'un nouveau commissaire à l'information et un engagement renouvelé à l'égard du rôle et des fonctions du Commissariat ont engendré une activité considérable en 2007-2008 afin d'engager le Commissariat dans une nouvelle direction.

Sans exagérer, on pourrait dire qu'il y a un an le Commissariat était dans une situation telle que sa capacité à fournir des services aux parlementaires, aux institutions fédérales et aux Canadiens et Canadiennes était grandement compromise. Un certain nombre de facteurs étaient en cause, dont des processus d'enquête lourds, des effectifs insuffisants, une technologie désuète, de même que des communications, une fonction d'élaboration des politiques et un soutien administratif limités.

L'incidence de la Loi fédérale sur la responsabilité et des modifications à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels en découlant a aussi été considérable et nécessité l'obtention de fonds supplémentaires.

En 2007-2008, quelque 70 institutions, dont des sociétés d'État comme la Société Radio Canada et la Société canadienne des postes, et leurs filiales en propriété exclusive et diverses fondations et organisations, comme la Commission canadienne du blé, sont devenues assujetties à la Loi. Cela représente une augmentation de 37 p. 100 du nombre d'institutions assujetties à la Loi et porte le nombre total à plus de 250.

Le Commissariat à l'information figurait parmi ce groupe d'institutions. Ce nouveau statut nous a obligé à instaurer un processus efficace d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (voir le Chapitre 2). Dans le cadre du processus, nous avons nommé un commissaire à l'information ad hoc chargé d'instruire les plaintes relatives à l'accès à l'information déposées contre nous (voir à l'Annexe 1 le rapport annuel du commissaire ad hoc).

L'augmentation du nombre d'institutions assujetties à la Loi a pour autre conséquence importante la gestion d'un plus grand nombre de plaintes. En fait, le nombre de plaintes a augmenté en 2007-2008 de plus de 80 p. 100 par rapport à l'an dernier (voir au Chapitre 3 les faits et chiffres se rapportant au nombre de plaintes reçues cette année). Nous apportons également une aide aux institutions qui font leurs premiers pas en ce qui concerne l'application de la Loi et le processus d'instruction des plaintes.

Pour commencer à aborder les grands défis qui se posaient à nous, nous avons obtenu des fonds supplémentaires afin de nous acquitter des obligations découlant de la Loi fédérale sur la responsabilité et d'établir et de maintenir une fonction de vérification interne, conformément aux exigences du Conseil du Trésor. Cette dernière mesure comprend l'élaboration d'un plan de vérification interne axé sur le risque et la création d'un comité de vérification indépendant constitué de membres de l'extérieur du Commissariat et de la fonction publique.

Nous avons également reçu des fonds pour la conduite d'un examen approfondi de nos opérations et de notre budget (que l'on appelle « révision des services votés »). Pour de plus amples renseignements à ce sujet, voir le Chapitre 7.

Au-delà ces tâches, nous avons consacré des efforts considérables à la mise en valeur de notre capacité organisationnelle et à l'élaboration de nos fonctions de base. Voici quelques exemples de ce qui a été fait à cet égard en 2007-2008 :

• Dotation : nous avons recruté de nouveaux employés pour nous aider dans nos enquêtes.
• Communications : nous avons adopté une approche proactive afin de communiquer plus clairement, plus ouvertement et plus efficacement avec tous nos intervenants et avons pris des mesures initiales en vue de la création d'un service des communications.
• Gestion et technologie de l'information : nous avons commencé à moderniser nos systèmes en fournissant à tous les employés des outils plus efficaces pour leur travail.
• Élaboration de politiques : nous avons commencé à renforcer nos capacités d'élaboration de politiques et de recherche internes afin de fournir notre point de vue au Parlement et aux institutions fédérales.


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Rationalisation de notre processus d'instruction des plaintes

Au cours des dernières années, nous avons rapporté un arriéré constant et persistant de dossiers en attente de traitement. La situation ne s'est pas améliorée en 2007-2008, malgré les efforts considérables que nous avons déployés pour réduire le nombre de plaintes en suspens. À la fin de l'exercice, presque 85 p. 100 de nos dossiers faisaient partie de l'arriéré selon nos normes de service.

Quoi qu'il en soit, le commissaire s'est publiquement engagé à éliminer l'arriéré de dossiers d'ici la fin de l'exercice 2009-2010 et la majorité des activités que nous avons menées à cet égard cette année nous donnent un très bon élan en vue de cet objectif. Particulièrement, nous avons dressé une liste de 11 mesures qui nous permettront de régler les plaintes plus efficacement et sans délai et de prendre des décisions plus rapidement et plus équitablement (voir l'encadré).

Stratégie d'élimination de l'arriéré

1. Restructurer la Direction, Règlement des plaintes et respect de la Loi afin de réduire les bouchons aux niveaux de l'examen et de l'approbation des dossiers.
2. Combler les postes vacants et doter les nouveaux postes.
3. Déléguer certains pouvoirs d'approbation au directeur et aux chefs.
4. Traiter les dossiers les plus anciens en priorité.
5. Prêter main-forte aux enquêteurs en recourant à des employés occasionnels afin d'accélérer le parachèvement des enquêtes pour les dossiers les plus anciens.
6. Surveiller l'avancement des cas de plus près à l'interne et dans les institutions fédérales.
7. Revoir notre processus d'instruction des plaintes.
8. Évaluer les avantages d'une unité de réception et de règlements rapide des plaintes.
9. Revoir nos normes de service interne.
10. Donner des séances sur les pratiques exemplaires à l'interne et dans les milieux de l'accès à l'information.
11. Élaborer des outils et de l'information (p. ex., des formulaires, des listes de contrôle et des directives sur la procédure) afin d'aider les plaignants, les institutions fédérales et d'autres intervenants.

 

 

Nous avons recueilli des suggestions en vue du renforcement et de la rationalisation de nos processus d'instructions des plaintes auprès de nos employés, d'homologues provinciaux qui ont réglé des problèmes de même nature et d'une firme d'experts conseils spécialisée dans la gestion du rendement et l'évaluation des programmes. (Le rapport de la firme est affiché sur notre site Internet à l'adresse : www.infocom.gc.ca/publications/2008/pdf/ final_report_Jan_29_08_f.pdf).

Parmi les principales recommandations de la firme, mentionnons :

• la création d'une unité de réception et de règlement rapide des plaintes qui assigne un ordre de priorité aux plaintes en fonction de critères clairs;
• l'abandon des normes de service en vigueur parce qu'elles ne fonctionnent pas et l'élaboration d'objectifs de rendement interne pour la communication des échéanciers aux plaignants, en fonction de la nature et de la complexité de leur plainte;
• redéfinition des plaintes figurant dans l'arriéré comme « jugée recevable par l'Unité de réception et de règlement rapide, mais n'étant pas encore assignée à un enquêteur »;
• mise en oeuvre d'une approche par portefeuille de sorte que les enquêteurs acquièrent l'expérience avec des institutions données.

Nous prévoyons aussi de rencontrer des représentants de plusieurs institutions fédérales qui sont récemment devenues assujetties à la Loi sur l'accès à l'information afin de faire le point et d'obtenir leurs commentaires sur notre approche en matière de règlement des plaintes. Nous voulons aussi produire des outils et de l'information afin de guider les plaignants et les institutions dans le processus d'instruction des plaintes.



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Renouvellement du processus de fiches de rendement

Chaque année, les institutions fédérales attendent avec impatience la parution des fiches de rendement annuelles du Commissariat à l'information, lesquelles décrivent la mesure dans laquelle les institutions se sont acquittées de leurs obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Les demandeurs et les institutions examinent les fiches de rendement pour obtenir un point de vue exhaustif sur le rendement global des institutions en matière d'application de la Loi, au lieu des résultats particuliers que donne chaque enquête individuelle.

L'honorable John Reid, ancien commissaire à l'information, a lancé les fiches de rendement il y a dix ans. L'introduction des fiches de rendement a entraîné une baisse considérable du nombre de plaintes relatives aux demandes d'accès déposées contre les institutions. Cependant, au cours des dernières années, le nombre de certains types de plaintes est de nouveau en hausse, ce qui nous a fait constater que nous devions améliorer les fiches de rendement afin d'aider davantage les institutions à respecter la Loi. À cette fin, nous avons examiné le processus global des fiches de rendement et conclu que, si les fiches de rendement sont toujours une priorité pour le Commissariat et représentent un élément important de notre travail, nous devions apporter des améliorations considérables à la façon dont nous les établissons, aux facteurs évalués et à la communication des résultats aux institutions, au Parlement et au public.

En particulier, nous avons constaté que le processus en vigueur portait surtout sur les retards et, par conséquent, ne permettait pas de relever ni de faire connaître les efforts déployés ou que pourraient déployer les institutions pour améliorer leur rendement en matière de respect de la Loi. Le processus ne faisait pas état non plus des motifs derrière le rendement des institutions.

Nous souhaitons lier le processus des fiches de rendement au cadre de gestion du rendement gouvernemental, lequel repose sur l'exercice qui s'étale du 1er avril au 31 mars. Par conséquent, nos fiches de rendement sauront davantage responsabiliser les dirigeants des institutions à l'égard du rendement de leur organisation en matière d'accès à l'information et coïncideront avec le cycle d'examen du rendement qui est commun au gouvernement et au Parlement.

Notre nouvelle approche à l'égard des fiches de rendement est plus équilibrée que la méthode antérieure et nous aidera à dresser un portrait plus complet du rendement des institutions choisies. Nous évaluerons les institutions en fonction d'un cadre visant à mettre les données davantage en perspective, ce qui contribuera à faire ressortir les points forts et les points faibles des institutions de même que les progrès réalisés au chapitre du respect de la Loi.

Nous avons intégré au processus du temps pour collaborer avec les institutions pendant la conduite des évaluations et nous permettrons à chaque institution de faire ses commentaires sur la version préliminaire de notre rapport. De plus, nous publierons les fiches de rendement avec des plans d'action et les réponses des institutions afin de fournir davantage qu'une simple note correspondant au respect des délais prévus pour le traitement des demandes d'accès, y compris des données liées au contexte qui aideront les institutions à comprendre les motifs sousjacents à leur rendement, bon ou mauvais.

Avec ce nouveau processus, nous avons l'intention d'aborder les questions qui soulèvent des problèmes à l'échelle du régime d'accès à l'information dans son ensemble et de contribuer à son amélioration en faisant des recommandations et en proposant des pratiques exemplaires à toutes les institutions.

Voici cinq éléments principaux du processus des fiches de rendement que nous mettrons en oeuvre en 2008-2009 :

• Période d'examen : Nous mènerons notre évaluation en fonction de l'exercice financier et du cycle de planification fédéral.
• Choix des institutions : Nous choisirons les institutions évaluées en fonction de critères comme les résultats de l'exercice précédent, les tendances révélées par les plaintes que nous recevons et d'autres questions nous intéressant. Nous choisirons aussi au moins une institution ayant un bon rendement afin de relever les pratiques exemplaires.
• Évaluation : Au cours de cette année de transition, nous continuerons d'évaluer le rendement en fonction des présomptions de refus. Cependant, nous élargirons notre champ d'étude et examinerons les retards découlant de facteurs systémiques, comme le nombre croissant de consultations avec d'autres institutions et les niveaux supplémentaires d'approbation et leur incidence sur les retards.
• Rapport : Au lieu de faire état des résultats dans notre rapport annuel, que nous publions généralement en juin, nous déposerons à l'automne un rapport spécial comprenant une analyse et des recommandations. La diffusion du rapport coïncidera aussi avec le dépôt des rapports ministériels sur le rendement, ce qui donnera au Parlement une meilleure idée du rendement des institutions en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
• Méthode : Nous réunirons l'information auprès des institutions choisies et, pendant l'été, remettrons à celles ci une analyse préliminaire pour fins de discussion, clarification et révision, au besoin. À la fin d'octobre, le commissaire déposera le rapport final au Parlement, et nous l'afficherons sur notre site Internet.

Nous évaluerons les institutions fédérales suivantes en 2008-2009 :

• Agence des services frontaliers du Canada;
• Bibliothèque et Archives Canada;
• Bureau du Conseil privé;
• Gendarmerie royale du Canada;
• Ministère de la Défense nationale;
• Ministère de la Justice du Canada;
• Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international;
• Ressources naturelles Canada;
• Santé Canada;
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Établissement de relations avec les partenaires et le Parlement

À un certain nombre d'occasions au cours de sa première année à ce poste, le commissaire à l'information a exprimé publiquement sa volonté de favoriser de bonnes relations avec tous les intervenants du régime d'accès à l'information - des demandeurs, aux plaignants, aux institutions jusqu'au Parlement. Cette démarche contribuera à une meilleure gestion du régime et favorisera la transparence gouvernementale.

En 2007-2008, nous avons participé à un grand nombre de projets stratégiques menés avec d'autres hauts fonctionnaires du Parlement, des organismes de réglementation provinciaux et territoriaux et des institutions fédérales. Par exemple, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, nous avons pris part activement au renouvellement des politiques sur l'accès à l'information.

Avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement, nous avons examiné diverses façons pour les hauts fonctionnaires du Parlement de mettre en oeuvre les politiques du Conseil du Trésor tout en préservant leur indépendance.

Nous sommes les partenaires de Bibliothèque et Archives Canada dans le cadre d'un projet pilote visant l'élaboration de normes de documentation pour les petites organisations, comme le Commissariat, ce qui nous aidera, nous et d'autres organisations de petite taille qui sont récemment devenues assujetties à la Loi sur l'accès à l'information dans l'élaboration de politiques sur la gestion de l'information.

Nous oeuvrons également avec l'École de la fonction publique du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée en vue de l'élaboration d'un programme de formation des fonctionnaires dans les domaines de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Nous continuons d'appuyer le Programme de certificat en accès à l'information et protection des renseignements personnels de l'Université de l'Alberta en tant que membre du comité consultatif du programme et en y inscrivant nos employés.

Dans le cadre de la Semaine du droit de savoir, à l'automne 2007, nous avons tenu un colloque d'une journée sur différents aspects du droit de savoir des citoyens et citoyennes comprenant des exposés par des spécialistes du domaine et du Commissariat sur les principes de base de l'accès à l'information au Canada et la façon d'améliorer le régime. Le commissaire a prononcé l'allocution principale, laquelle portait sur son approche à l'égard de la promotion de la transparence dans l'administration fédérale. Les deux commissaires adjointes ont participé à des activités de même nature organisées par certains de nos homologues provinciaux.

En 2007-2008, nous avons entrepris des initiatives législatives et administratives se rapportant à l'accès à l'information avec le ministère de la Justice et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans le cadre des activités sur la réforme législative, nous avons établi un document de référence qui fait état des propositions contenues dans l'avant-projet de loi intitulé Loi sur la transparence gouvernementale, projet de révision de la Loi sur l'accès à l'information, avec ses sources. On peut trouver le document sur notre site Internet à l'adresse : www.infocom.gc.ca/publications/pdf_fr/ OGA_notes.pdf.

En tant que haut fonctionnaire du Parlement, le commissaire a une relation spéciale avec le Parlement. 20 En effet, les parlementaires attendent du commissaire des conseils objectifs sur les conséquences, au plan de l'accès à l'information, de la législation, de la jurisprudence, des règlements et des politiques. Le commissaire tient à aider le Parlement à jouer son rôle essentiel consistant à demander des comptes aux institutions et aux responsables fédéraux au sujet de l'application de la Loi. Pour que le commissaire s'acquitte au mieux de ce rôle, nous avons mis sur pied une équipe chargée de répondre aux demandes de renseignements des parlementaires et de tenir les législateurs et les décideurs informés des développements dans le domaine de l'accès à l'information. Par exemple, le commissaire et d'autres responsables ont participé au colloque organisé par la Bibliothèque du Parlement en donnant un exposé, en février 2008, sur les droits, les objectifs et les défis associés à l'accès à l'information.

De plus, le commissaire, accompagné de représentants du Commissariat, a comparu plusieurs fois devant des comités parlementaires en 2007-2008 :

• La première comparution de M. Marleau à titre de commissaire à l'information devant le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique a eu lieu en avril 2007, au sujet des prévisions de dépenses du Commissariat pour l'exercice.
• Il a comparu à nouveau devant le Comité en mai 2007 au sujet du rapport publié par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, intitulé : « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne » (voir le Chapitre 4).
• Une autre comparution devant le Comité a eu lieu en novembre 2007, sur les activités à venir.
• Enfin, le commissaire a comparu devant le Groupe consultatif sur le financement et la surveillance des hauts fonctionnaires du Parlement, en décembre 2007, pour demander des fonds en prévision de la mise en oeuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité et la nécessité, pour le Commissariat, de mettre sur pied une fonction de vérification interne.

 

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Date de modification : 2008-05-28

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