Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE IV
RÉSUMÉS DE CAS

7. Délais dans le bureau du Ministre

Un demandeur avait demandé au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) de lui communiquer des documents indiquant les demandes de remboursement de frais de déplacement et d’hébergement de quatre fonctionnaires du Ministère. Avant l’expiration du délai de réponse prévu par la Loi, le Ministère avait demandé au demandeur s’il accepterait un résumé des dépenses en lieu et place des documents proprement dits, ce que le demandeur avait accepté. C’est alors que l’attente avait commencé : pas de réponse, pas même le résumé. Lorsque le demandeur a relancé le Ministère pour obtenir des explications, on lui a répondu que le dossier qu’on se proposait de lui communiquer attendait l’approbation du cabinet du ministre depuis plus d’un mois. On lui a dit que les employés du Ministère ne pouvaient rien faire tant que le ministre et ses collaborateurs et collaboratrices n’avaient pas donné leur approbation. Le demandeur a alors porté plainte au Commissaire.

Un ministre (et le personnel de son cabinet) a-t-il le droit d’assujettir à son approbation les réponses aux demandes de communication même si le délai d’approbation dépasse le délai de réponse prévu par la Loi?

L’enquête a révélé que ce n’était pas le seul dossier retenu, au-delà des délais de réponse, en attendant l’approbation du cabinet d’un ministre. Le personnel ministériel estimait qu’il ne pouvait pas répondre sans l’approbation du ministre. Le cabinet du ministre estimait que les employés avaient eu tort d’attendre son approbation si cela devait entraîner un dépassement des délais de réponse prévus. Il semblait donc s’agir d’une contradiction classique, et les demandeurs d’accès se trouvaient entre le marteau et l’enclume.

Le Commissaire à l’information a découvert qu’un ministre avait déjà délégué son pouvoir de répondre aux demandes de communication à son sous-ministre et au coordonnateur de l’accès à l’information. Cette délégation de pouvoirs reste valable puisque le ministre en poste ne l’a pas annulée. En droit, le personnel du ministre n’a donc pas le pouvoir légal d’approuver les réponses aux demandes de communication, et le personnel du ministère a le pouvoir légal (et la responsabilité) de donner suite aux demandes de communication sans attendre l’approbation du ministre.

Le Commissaire a recommandé au ministre de préciser, par écrit, qu’il s’attendait à ce que le droit des particuliers à obtenir des réponses dans les délais prévus soit respecté, et ce même si le ministre n’en est pas toujours informé à l’avance. Il n’y a rien d’illégal à avertir le ministre et à lui donner des explications sur l’information qui sera communiquée aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, mais la procédure devrait être sélective et ne doit pas donner lieu à des retards.

Le Commissaire en a profité également pour inviter le ministre à régler le problème des retards de réponse, qui ne date pas d’hier, au MAECI. Si l’approbation du cabinet du ministre a contribué au problème d’ensemble, d’autres causes ont été révélées par les fiches de rendement du Commissaire (voir les résultats de l’exercice 2003-2004, pages 121 à 130). Le Ministère reçoit peu de demandes de communication : il n’ a donc aucune excuse à retarder le moment de respecter intégralement la Loi au plan des délais de réponse.

Pour que les délais de réponse soient respectés, il faut que le ministre et le sousministre fassent systématiquement preuve d’attention et de leadership. L’information du ministre ne doit pas l’emporter sur le respect des délais de réponse prévu par la Loi. Et c’est au ministre qu’il incombe de clarifier cette priorité pour les employés de son cabinet et ceux du ministère, qui ont tendance à faire passer l’intérêt du ministre avant tout.