Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE IV
RÉSUMÉS DE CAS

10. Accès en direct aux banques de données
 

Contexte

C’est peu après l’entrée en vigueur de la Loi sur l’accès à l’information, en 1983, que le gouvernement a adopté un système de suivi électronique pour répondre aux demandes de communication. Le système de Coordination des demandes d'accès à l'information (CDAI) a été créé pour le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et il est entretenu par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Toutes les institutions assujetties à la Loi téléchargent dans le système des renseignements sur les demandes adressées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cela permet au SCT et au Bureau du Conseil privé (les principaux clients du système) de procéder au suivi des demandes, de veiller à l’uniformité des réponses et de faciliter la concertation entre les institutions.

Lorsque des particuliers demandent accès au système CDAI, ils ne peuvent pas le faire en direct. Ils sont plutôt invités à faire une demande de communication, à verser les frais connexes et à attendre au moins 30 jours--généralement plus longtemps--puis à accepter un imprimé d’ordinateur ou une disquette avec prélèvements. Un demandeur, un universitaire désireux d’utiliser le système CDAI pour faciliter sa recherche sur les mécanismes du régime fédéral d’accès à l’information, s’est indigné de ne pouvoir accéder au système en direct et a porté plainte auprès du Commissaire à l’information.

Le gouvernement a-t-il le droit de refuser l’accès en direct au CDAI? Le Secrétariat du Conseil du Trésor estime qu’il n’a besoin que de fournir une version imprimée ou électronique du contenu du système CDAI, mais pas l’accès en temps réel au système. À l’appui de ce point de vue, le SCT invoque le paragraphe 12(1), qui dispose que « l'accès aux documents s'exerce (…) par consultation totale ou partielle du document ou par délivrance de copies totales ou partielles ». Le SCT a fait valoir que cette disposition l’autorise à produire des impressions sélectives de la base de données CDAI en réponse à une demande de communication. Le SCT estimait par ailleurs que, si la base de données était accessible en direct, elle ne devrait donner accès qu’aux demandes fermées et pas aux demandes nouvelles ou en cours. Aucune disposition juridique n’a été fournie à l’appui de cette limitation.

De son côté, le demandeur a invoqué les paragraphes 4(1) et 4(3), faisant valoir qu’ils lui donnent le droit d’avoir accès aux documents sous leur forme actuelle au moment de la demande. Ce n’est que si le document n’existe pas que les institutions ont le droit de créer un document dérivé d’une base de données électronique.

Le Commissaire a fait les observations suivantes :

1. Le système CDAI est techniquement en mesure, en contrepartie de frais quasiment nuls, d’être accessible au public, par accès en direct.
2. Le système CDAI ne contient pas les noms des demandeurs d’accès ni d’autres renseignements personnels. L’accès en direct ne menace pas la vie privée.
3. À titre d’instrument de travail, le système CDAI doit être accessible aux fonctionnaires dans les deux langues officielles. Il n’y a donc pas de dépenses supplémentaires à engager pour produire la base de données dans les deux langues officielles dans le but de rendre celle-ci accessible en direct, comme l’exige la Loi sur les langues officielles.
4. Selon la procédure en vigueur, les demandeurs d’accès obtiennent une version imprimée ou électronique du contenu de la base de données (demandes d’accès fermées et demandes nouvelles et en cours). Compte tenu de ces éléments, des paragraphes 4(1) et 4(3) de la Loi et de l’objet de la Loi formulé à l’article 2, le Commissaire a conclu que la plainte était fondée. Il a recommandé que le public ait accès en direct au système CDAI.

Le Commissaire a également pris acte de l’intention formulée par le gouvernement de prendre des mesures proactives en matière de communication de l’information et d’accroître l’accès en direct aux documents gouvernementaux. Le président du Conseil du Trésor a déjà fait circuler des instructions pour donner accès en direct aux renseignements concernant les frais de déplacement et d’hébergement des hauts fonctionnaires. Il a également annoncé son intention de donner accès en direct aux renseignements concernant les subventions, les contributions et les contrats. Cela étant, si le système CDAI ne contient pas de renseignements confidentiels et ne coûte rien de plus à être mis en direct, le Commissaire a invité instamment le SCT, mis à part les règles de légalité, à se servir de cette affaire pour montrer la voie au reste de l’administration fédérale en matière de communication proactive de l’information.

Au moment d’écrire ces lignes, le SCT n’a pas encore accepté de suivre les recommandations du Commissaire.

Lorsque les institutions gouvernementales créent des documents à partir d’une base de données en réponse à une demande d’accès, elles doivent se demander si l’accès en ligne ou en temps réel est souhaitable et réalisable. Il n’y a aucune raison, sur le plan du droit ou de la politique, de contraindre des particuliers à faire des demandes d’accès répétées pour obtenir de l’information contenue dans une base de données électronique à laquelle il est facile de donner accès en ligne.

Un index cumulatif des résumés des cas des années 1994-2002 se trouve aux pages 61 à 76 du rapport annuel 2001-2002 du Commissaire à l’information.

Un index des résumés des cas pour l’année 2002-2003 se trouve à la page 86 du rapport annuel 2002-2003 du Commissaire à l’information.