Rapport annuel : 2003-2004

Les Services intégrés fournissent des services administratifs (finances, ressources humaines, technologie de l’information, services administratifs généraux et bibliothèque) au Commissariat à l’information. Ils ont pour objectif d’apporter un appui aux responsables de l’administration du programme.

Depuis l’exercice 2002-2003, le Commissariat à l’information du Canada a dû fournir ses services intégrés indépendamment, après que le Commissaire à la protection de la vie privée sortant a décidé de façon unilatérale de mettre fin au modèle de services partagés dont les frais étaient répartis selon l’utilisation.

Par conséquent, en 2003-2004, la fonction des Services intégrés a dû obtenir des ressources supplémentaires pour compenser la charge de travail accrue et les économies d’échelle réduites à la suite de la décision du Commissaire à la protection de la vie privée sortant.

Malgré les nombreux défis qui se sont posés à la Direction des services intégrés, celle-ci a pu s’attaquer et apporter des améliorations à plusieurs aspects importants de ses services.

Parmi les améliorations aux Services financiers qui ont été amorcées par l’agent principal des finances, mentionnons l’élaboration de politiques et de marches à suivre exhaustives régissant l’application et la surveillance de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière aux gestionnaires. Ces politiques et marches à suivre allaient dans le sens d’un nouvel instrument de délégation qui actualisait les plafonds imposés aux pouvoirs de dépenser des gestionnaires au Commissariat à l’égard d’éléments comme l’accueil, les fournitures de bureau et les contrats. Un cahier d’information fondé sur les politiques et marches à suivre ainsi que le nouvel instrument de délégation a également été élaboré et remis aux gestionnaires de centres de responsabilité.

L’agent principal des finances a également amorcé un examen des progrès réalisés en vue de la mise en œuvre de la fonction de contrôleur moderne dans toute l’organisation, au moyen du cadre de gestion énoncé par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans son document intitulé « Une gestion axée sur les résultats ». L’examen a révélé que, sauf quelques aspects, la fonction de contrôleur moderne est pleinement mise en œuvre au Commissariat. Un plan d’action a été approuvé et, sous réserve des ressources voulues, sera mené en 2004-2005 en vue de la pleine mise en œuvre des éléments susceptibles d’améliorations.

Dans une lettre datée du 11 juillet 2003, la Commission de la fonction publique (CFP) exprimait sa satisfaction à l’égard de la façon dont le Commissariat à l’information respecte les valeurs liées à la dotation en personnel dans l’utilisation de ses pouvoirs délégués en la matière. La CFP a souligné les bonnes pratiques qui sont déjà en vigueur, et, en réponse à ses recommandations, la Direction des services intégrés a dispensé à tous les employés du Commissariat un cours sur les valeurs en matière de dotation ainsi qu’une formation sur les valeurs et l’éthique dans la fonction publique.

De plus, pendant l’exercice 2003-2004, la Direction des services intégrés a élaboré, publié et mis en œuvre un processus et des lignes directrices concernant les actes répréhensibles au travail et a diffusé de l’information pour faire connaître à tous les nouveaux employés le code de conduite et leurs responsabilités à cet égard.

Au cours de l’exercice, la Direction a entrepris l’élaboration d’un plan fonctionnel relatif à la gestion des ressources humaines, assorti d’une stratégie de communications, lesquels permettront la bonne compréhension du plan et des valeurs importantes que représentent la compétence, la justice, l’équité et la transparence. La Direction a également élaboré des plans et affecté les ressources nécessaires pour la formation de chaque spécialiste en ressources humaines de manière que ceux-ci aient les outils voulus pour fournir en tout temps des conseils sur le processus et les valeurs aux gestionnaires et aux employés.

En 2003-2004, le Commissariat à l’information a continué de fournir une salle de lecture publique par l’intermédiaire de ses services de bibliothèque et actualisé toutes ses politiques et marches à suivre énoncées dans un manuel des procédures administratives exhaustif et à jour, par l’intermédiaire des Services administratifs. De plus, dans le cadre de l’initiative gouvernementale de reprise après sinistre, on a commencé l’élaboration d’un plan de reprise des activités.

Le budget des opérations du Commissaire à l’information pour l’exercice 2003-2004 s’établissait à 4 639 670 $. Les dépenses réelles pour la même année atteignaient 4 636 083 $, dont la somme de 60 238 $ est remboursable à l’organisation par le biais du Crédit 5 du Conseil du Trésor.

Les coûts relatifs au personnel, atteignant 3 668 039 $, représentaient 79 p. 100 de toutes les dépenses; les 968 044 $ qui restent englobaient toutes les autres dépenses, y compris les autres services professionnels, les transports et les communications.

Il est fait état du détail des dépenses à la Figure 2 (ressources par activité) et la Figure 3 (détails par objet de dépense).

Au cours de la dernière décennie, les ressources n’ont pas augmenté au même rythme que la charge de travail. En ce qui concerne le groupe des enquêteurs, le Commissariat n’a pas été en mesure de remplacer les enquêteurs qui ont pris leur retraite ou qui ont quitté leur poste et compte un effectif d’enquêteurs (23) qui est bien en-deça du nombre d’enquêteurs nécessaires pour traiter le nombre de plaintes qui est prévu pour l’année. Outre cet écart, l’on remarque un arriéré d’enquêtes non terminées qui représente l’équivalent de la charge de travail annuelle du Commissariat.

Pour ce qui est du groupe d’employés qui n’exerce pas de fonctions d’enquête, le Commissariat a sérieusement grevé sa capacité au cours des 10 dernières années dans le but de transférer des ressources au sein du groupe des enquêteurs. Le Commissariat est passé de deux commissaires adjoints à un; d’un directeur général des Opérations et de deux directeurs des Enquêtes à un directeur général des Enquêtes et Révisions et un directeur des Opérations, et d’un directeur des Services juridiques et d’un directeur des Services de litigation, à un directeur des Services juridiques exerçant toutes ces fonctions.

De plus, le Commissariat a dû renoncer à ses effectifs chargés des affaires publiques, de la recherche, de l’éducation et de la formation pour consacrer des ressources au nombre croissant d’enquêtes.

Malgré nos efforts répétés destinés à convaincre le Conseil du Trésor d’accorder un financement suffisant à tout l’éventail des fonctions entrant dans le mandat du Commissaire – y compris plusieurs examens exhaustifs par des expertsconseils indépendants, menés conjointement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor ---, nous n’avons reçu que des fonds d’urgence et un financement partiel.

Ce manque flagrant de ressources a fait l’objet de discussions au sein du Comité parlementaire des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires lors de la comparution du Commissaire à l’information, cette année, pour défendre les prévisions budgétaires de 2004-2005. Des députés ont d’ailleurs demandé si cette insuffisance de ressources pouvait représenter le moyen qu’avait trouvé le gouvernement pour affaiblir la capacité du Commissaire de dénoncer les cas de refus de communication du gouvernement et de faire enquête à ce sujet; et si le gouvernement utilisait son pouvoir d’accorder et de refuser des ressources pour miner l’efficacité et l’indépendance du Commissaire.

Le Commissaire n’a pas jugé utile de parler de mauvaise foi pour faire comprendre que le problème de sous-financement est bien réel et a pour résultat concret une capacité affaiblie pour celui-ci de s’acquitter de la tâche que lui a confiée le Parlement.

Le Commissaire essaiera encore cette année de convaincre un nouveau gouvernement de faire ce que le gouvernement Chrétien refusait : accorder un financement suffisant au Commissariat à l’information. Le Commissaire travaillera également avec le Parlement et les autres agents du Parlement à la recherche de nouveaux mécanismes de financement susceptibles d’être plus indépendants du gouvernement. L’approche adoptée par le Parlement à l’égard du financement du Commissaire à l’éthique représente une solution de rechange intéressante. En vertu de l’approche, le Commissaire à l’éthique propose un budget au président de la Chambre des communes. Une fois que le président l’a approuvé (probablement après un examen du Bureau de régie interne), le budget est transmis au Conseil du Trésor, qui l’inclut tel quel aux prévisions de dépenses gouvernementales. Après quoi, les fonds sont remis au Commissaire.