Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Le présent rapport d’étape porte sur les progrès réalisés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour maintenir une bonne conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information depuis le dernier rapport. Le présent rapport renferme aussi des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations formulées dans le rapport d’étape de janvier 2003.

Dans sa fiche de rendement de 1999, le Commissariat à l’information du Canada avait accordé à l’Agence du revenu du Canada (ARC) (anciennement l’Agence des douanes et du revenu du Canada) la note F (signal rouge) sur la plan de la conformité avec les délais réglementaires visés par la Loi sur l’accès à l’information, le rapport du Ministère entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’élevant à 85,6 %.

En janvier 2000, les statistiques ont révélé que, du 1^er avril au 30 novembre 1999, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes d’accès s’était amélioré pour passer à 51,5 %, ce qui correspondait toutefois encore à la note F.

En janvier 2001, pour la période allant du 1^er avril au 30 novembre 2000, la conformité de l’ARC avec la Loi était « à la limite », et le Ministère a reçu la note C avec un rapport de 14,9 %.

En janvier 2002, l’ARC a continué de réaliser des progrès impressionnants en réduisant le nombre de demandes en présomption de refus. Pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2001, l’Agence a obtenu la note B avec un rapport de 6,8 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus.

Pour 2002-2003, l’ARC a continué d’améliorer son rendement en obtenant un rapport de présomption de refus de 3,5 %, correspondant à une note de A, ce rendement passant à 5,2 % pour tout l’exercice, correspondant à la note B.

Le graphique suivant montre l’amélioration continue et impressionnante de l’ARC dans ses efforts pour atteindre une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information.

Pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2003, l’ARC a obtenu la note B, qui révèle une « bonne conformité » avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’élevait à 6,4 %.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 6,5 %, soit la note B.

Même si le ratio correspondant à une « conformité idéale » n’a pas été maintenu, le professionnalisme et le dévouement du personnel de l’AIPRP étaient évidents et ont permis à l’Agence d’obtenir d’aussi bons résultats compte tenu de l’augmentation importante du nombre de demandes qu’elle a reçues. Comme bien des organismes fédéraux, l’ARC a connu une augmentation stable des demandes au cours des cinq dernières années. Toutefois, l’augmentation de 40 % du nombre de nouvelles demandes présentées à l’ARC pendant la période visée par le rapport est énorme. Ce nombre croissant de demandes est indiqué dans le graphique ci-dessous, qui révèle une augmentation de 242 % au chapitre du nombre de demandes visées par la Loi sur l’accès à l’information reçues par l’ARC au cours de la période indiquée.

Pendant cet examen, le directeur et le directeur adjoint ont relevé un certain nombre d’initiatives mises en place au cours de 2003 qui ont permis de maintenir une bonne conformité :

• Suivi hebdomadaire des statistiques pour permettre aux gestionnaires d’être bien informés de la charge de travail en procédant à un contrôle à tous les niveaux de la direction. On procède actuellement à la création d’outils de rapport supplémentaires à l’intention des gestionnaires. Les évaluations de rendement futures à l’intention des gestionnaires de l’AIPRP, qui révéleront la participation des hauts fonctionnaires, comprendront des objectifs du rendement relatifs au taux d’exécution à temps des demandes visées par la Loi sur l’accès à l’information.
• Les processus liés à l’ouverture de nouvelles demandes comprennent maintenant une procédure de sélection. Cette procédure vise non seulement à relever et résoudre les problèmes administratifs liés à la réception des nouvelles demandes, mais également à déterminer si l’information demandée par le requérant conformément à la Loi sur l’accès à l’information est accessible de façon officieuse et de façon plus pratique auprès des bureaux de programme de l’Agence.
• Il faut créer et doter un poste de cadre pour examiner les demandes afin de déterminer si elles peuvent être traitées de façon officieuse, et il faut également déterminer continuellement si l’information divulguée par l’entremise de demandes d’accès précédentes pourrait permettre de répondre de façon officieuse aux demandes. En novembre seulement, 17 demandes ont ainsi été traitées. Il s’agit d’une mesure encourageante. Au cours de l’exercice 2004-2005, l’ARC procédera à une vérification, à l’échelle de l’Agence, des dossiers et manuels, des activités quotidiennes, etc.; afin d’identifier d’autres moyens de divulguer l’information de façon routinière et proactive.
• Une sensibilisation accrue à l’échelle de l’Agence aux rôles et responsabilités a été intégrée au manuel d’orientation, et des ajouts futurs devraient comprendre des renvois en ligne.

Récemment, l’ARC a subi une réorganisation considérable, y compris l’élimination de l’ancienne Direction générale des douanes de l’ADRC. On ne sait pas pour l’instant quelles en seront les répercussions sur la charge de travail et la capacité de l’ARC de continuer de répondre à temps aux demandes visées par la Loi sur l’accès à l’information.

L’ARC a fait des efforts considérables pour améliorer son rendement depuis la fiche de rendement initiale. Néanmoins, l’ARC est encouragée à continuer d’examiner les processus et les ressources et de trouver de nouvelles méthodes et technologies au fur et à mesure qu’elles deviennent accessibles. Les recommandations suivantes visent à appuyer les efforts continus de l’ARC concernant le traitement des demandes d’accès dans les délais réglementaires visés par la Loi sur l’accès à l’information.

Pour maintenir la conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l'accès à l'information, on doit porter une attention constante au processus d'accès. On encourage l'Agence à améliorer continuellement ses activités liées au processus d'accès, à tirer profit de ses réalisations et à consacrer les ressources nécessaires au maintien de la conformité idéale avec la Loi sur l'accès à l'information.

L’Agence continue d’établir quels renseignements ont été divulgués à la suite de demandes d’accès précédentes au cours d’une période de 12 mois pour aider les requérants à décider s’ils souhaitent présenter des demandes officielles. De plus, le financement d’une analyse à l’échelle de l’Agence sur les possibilités de divulgation officieuse à l’intérieur des activités opérationnelles a été approuvé. Cette étude devrait être effectuée au cours du prochain exercice. Elle vise à relever les possibilités d’offrir des renseignements de façon routinière au public plutôt que par l’entremise du processus d’accès.

Conjointement avec un examen interne du processus d’AIPRP qui est déjà en cours, l’ARC a l’intention d’élaborer des normes de traitement externes à l’intention des BPR de l’Agence.

En janvier 2003, les recommandations ont été formulées à l’ARC à propos des mesures visant à réduire le nombre de demandes d’accès en situation de présomption de refus. La mesure prise pour donner suite à chaque recommandation est décrite ci-dessous après le texte de la recommandation.

Mesure prise : Même si l’ARC n’a pu maintenir la note A pour une conformité idéale pendant la période visée par le présent rapport, compte tenu de l’augmentation du nombre de demandes reçues et du succès relatif connu au cours de la dernière année, on prévoit que l’ARC atteindra rapidement une conformité idéale. Toutefois, il faut faire une mise en garde concernant la mesure dans laquelle le bureau de l’AIPRP de l’ARC possède les ressources et le soutien nécessaires.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 2 : L’ARC continue d’examiner ses dossiers diffusés précédemment ainsi que d’autres dossiers du Ministère qui peuvent être divulgués de façon routinière pour réduire encore plus le nombre de demandes en fournissant des dossiers de façon officieuse. On a affecté du personnel à cette question.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 3 : On procède à un examen continu de tous les aspects du processus ministériel et à l’élaboration de normes de traitement internes et externes. Des communications accrues entre le bureau de l’AIPRP et les BPR ont permis de mieux comprendre les rôles et responsabilités de toutes les parties en ce qui concerne le respect des délais.

« L’an dernier, nous avons été très heureux que votre bureau nous attribue la cote « A » en reconnaissance des efforts que nous avons déployés en vue de nous conformer aux exigences en matière de délais stipulées dans la Loi sur l’accès à l’information. Même si nous avons travaillé fort cette année afin de conserver ce niveau de rendement, le nombre de demandes d’accès à l’information que l’ARC a reçues a augmenté au-delà de sa capacité de traitement. Ceci étant dit, la charge de travail que vous avez si justement décrite dans votre rapport est un des points auxquels nous entendons nous attaquer. Au cours de la prochaine année, par exemple, nous examinerons de quelle façon nous pourrions améliorer les possibilités pour les Canadiens de recevoir de l’information de notre part de manière informelle – sans les obliger à remplir des demandes officielles d’accès à l’information. Dans un contexte de rareté des ressources, nous avons également pris note de votre recommandation voulant que les ressources nécessaires soient allouées afin que l’ARC puisse de nouveau atteindre une conformité idéale à l’égard des exigences en matière de délais de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour conclure, je veux vous assurer de notre engagement continu envers les valeurs d’ouverture et de transparence que la Loi sur l’accès à l’information encourage, et, vous remercier d’avoir reconnu les efforts que nous avons déployés en vue d’appuyer ces valeurs. »