Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d'étape sur les cas de présomption de refus

1. CONTEXTE

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Le présent rapport d’étape, pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2003, examine les progrès réalisés par le Ministère pour atteindre une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information depuis le dernier rapport. Le présent rapport renferme aussi des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations formulées dans le rapport d’étape de janvier 2003.

Au début de 1999, le Commissariat à l'information du Canada a publié une fiche de rendement sur la conformité du Ministère avec les délais réglementaires visés par la Loi sur l'accès à l'information. Cette fiche de rendement avait attribué une note F (signal rouge) au Ministère, dont le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s'élevait à 48,9%.

En janvier 2000, le Commissariat à l'information du Canada a examiné l'état de l'application des recommandations formulées dans la fiche de rendement et a présenté d'autres recommandations visant à réduire le nombre de demandes d'accès en situation de présomption de refus. Du 1^er avril au 30 novembre 1999, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes d'accès s'est amélioré, passant à 23,4%, soit toujours la note F.

En janvier 2001, le Commissariat à l’information a signalé que le Ministère avait fixé pour objectif de répondre à 70 % des demandes d'accès dans les délais prévus par la Loi. De l'avis du Commissariat à l'information, cet objectif était inférieur aux exigences de la Loi. En 2000-2001, le rapport réel du Ministère entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s'élevait à 19,6 %, ce qui correspond à une note D (rendement « inférieur à la norme »).

En janvier 2002, le Commissariat a publié une autre fiche de rendement et d'autres recommandations. Pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2001, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus a diminué, passant à 13% (note C). Le Ministère a maintenu ce rythme de croisière en 20012002, où il a obtenu la note C pour un nouveau rapport de 12% entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus.

L’examen de janvier 2003 a révélé que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a joint le groupe sélect des ministères qui ont atteint la note A, soit une conformité idéale avec les délais réglementaires prévus par la Loi sur l’accès à l’information. Pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2002, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s’élevait à 3,8 %, et a légèrement augmenté à 4,9 % pour l’exercice complet, ce qui correspond toujours à la note A.

Il s’agit d’un résultat digne de mention pour le personnel et la direction de CIC concernés par le processus de demande d’accès. Le Ministère a été félicité pour ses efforts, et on l’a encouragé à maintenir ce rendement.

Au cours des dernières années, CIC a fait d’énormes progrès pour réduire le nombre de demandes d’accès en présomption de refus; toutefois, le Ministère a obtenu un rendement beaucoup moins bon pour la période visée par le présent rapport. De 1^er avril au 30 novembre 2003, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues de CIC s’élevait à 15,4 %, pour une note de D, ce qui correspond à un rendement inférieur à la norme.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 14,1 %, soit la note C.

Au cours de l’entrevue effectuée aux fins du présent rapport, le directeur intérimaire a précisé un certain nombre de questions auxquelles la division a dû faire face au cours de la dernière année et qui ont eu une incidence sur le rendement global. En plus d’un nombre toujours croissant de demandes, l’augmentation du nombre de pages examinées a posé problème. Les graphiques suivants illustrent cet aspect de la charge de travail au cours des trois dernières années et indiquent également le nombre de demandes par demandeur.

Le volume de travail consacré à un demandeur était inclus dans les statistiques ci-dessus au sujet des demandes traitées. Ce volume est réparti comme suit dans les graphiques suivants :

Les subtilités de la gestion de ces demandes, qui exigent l’examen d’une énorme liste de dossiers, ont à elles seules accaparé les ressources de la Division. La liste doit être traitée, comme tout autre dossier, selon les exceptions et (ou) les exclusions. Une fois que la liste est terminée, elle est fournie au demandeur qui choisit à son tour les dossiers auxquels il va avoir accès. Le processus recommence à cette étape-là. CIC estime traiter deux demandes qui, statistiquement, ne comptent que pour une seule et se trouve dans une situation où il n’a pas recours à des prorogations aussi judicieusement qu’il le devrait.

Pour améliorer la situation générale, CIC a réaffecté le travail aux analystes désignés selon certains clients pour rendre le traitement des dossiers plus constant et facile à gérer. On a accru les communications avec les demandeurs pour alléger la charge de travail officielle.

L’effectif semble adéquat et compte 27 employés à l’AIPRP ainsi que du personnel de soutien. Il y a actuellement huit analystes principaux (un employé étant actuellement en rotation comme directeur intérimaire; 11 analystes subalternes et huit consultants). Comme dans la plupart des ministères, la division de l’AIPRP s’occupe également de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, des projets de partage de l’information, de l’examen InfoSource, des rapports annuels et de la formation des nouveaux employés.

Comme un certain nombre de ministères, CIC subit des changements structurels considérables au chapitre des fonctions et de l’organisation à la suite de la création de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). On ne sait pas pour l’instant ce que cette restructuration aura comme incidence sur la charge de travail de l’AIPRP. On prévoit que certaines ressources seront laissées à la nouvelle organisation. À l’heure actuelle, les améliorations apportées au processus sont limitées jusqu’à ce que les rôles et responsabilités soient clairement définis à la suite de cette transition.

Néanmoins, les mesures continues comprennent l’examen du manuel de traitement de CIC que l’on retrouve actuellement en copie papier seulement, mais qui devrait être ajouté au réseau intranet du Ministère vers le 1^er avril 2004. Les BPR devraient avoir ainsi à leur disposition des renseignements et des conseils pratiques sur les tâches à accomplir, ce qui devrait réduire les délais d’exécution.

Si CIC parvient à atteindre au moins une bonne conformité au chapitre des délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information, il aura accompli d’importants progrès.

Les recommandations suivantes visent à aider le Ministère dans ses efforts continus pour réduire les demandes d’accès en présomption de refus.

On encourage encore une fois CIC à atteindre au moins une bonne conformité avec les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information. Pour y arriver, la direction et le personnel doivent s’engager à participer au processus d’accès afin d’assumer ou de dépasser leurs responsabilités dans le processus.

Sauf l’an dernier, lorsque le Ministère a si bien réussi à réduire son rapport de présomption de refus, le nombre de demandes dépassant les délais a encore une fois augmenté. Même si le rapport relatif aux demandes qui ont fait l’objet d’une prorogation s’est amélioré au cours des trois dernières années, il y a encore place à amélioration.

En janvier 2003, des recommandations ont été formulées à l’intention de CIC à propos des mesures à prendre pour réduire le nombre de demandes d’accès en présomption de refus. La mesure prise pour donner suite à chaque recommandation est décrite ci-dessous après le texte de la recommandation.

Même si le Ministère avait de bonnes intentions, CIC n’a pas réussi à maintenir la note A. Toutefois, ce recul a été reconnu, et l’organisation continue de s’efforcer de respecter les exigences de la Loi.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente n^o 2 : Il y a actuellement un système ponctuel pour faire le suivi des tâches. On se fonde sur l’analyste pour faire le suivi au niveau de l’agent responsable ou du DPR, même si le processus est continuellement examiné.

Aucun mécanisme de rapport officiel n’a été mis en place jusqu’à présent. Ce retard est attribuable à un certain nombre de facteurs, notamment la transition ministérielle ainsi que le fait que le poste de directeur est en rotation au sein de la division de l’AIPRP. Toutefois, on tente de mettre actuellement en application cette mesure et on prévoit qu’elle le sera pour la période visée par le prochain rapport.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

« Notre Division de l'application des droits du public continue de s’appuyer sur vos recommandations pour améliorer les pratiques de CIC en matière d’application de la législation.

J’éprouve une certaine fierté vis-à-vis des réalisations de mon ministère concernant le traitement des demandes d'accès à l'information et d'accès à des renseignements personnels reçues au cours de la dernière année, tant à l’échelle régionale que nationale et ce, dans un contexte de contraintes importantes. Comme vous le savez, CIC a entrepris d’importants changements au cours des trois dernières années pour mettre en oeuvre de nouvelles procédures et politiques qui tiennent compte des changements exigés par la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, tant au Canada qu’à l’étranger.

Plus récemment, CIC et la nouvelle Agence des services frontaliers du Canada ont travaillé de concert pour rationaliser les relations de travail entre ces deux organismes en ce qui a trait à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Comme vous le constatez, j’en suis certain, cela ne s’est pas révélé être une mince tâche, et nous y travaillons encore.

Le travail de mon ministère a été grandement facilité grâce à sa vision et à ses objectifs stratégiques à long terme mis en place tout spécialement en vue de son programme d’Accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Vos recommandations à ce chapitre ont contribué et contribueront encore à cet effort. Nous continuons aussi de mettre en oeuvre diverses initiatives fondées sur ces objectifs, en cherchant à maintenir le cap sur une combinaison de mesures de productivité à moyen et à long terme ainsi que sur l’amélioration de la technologie.

À ce sujet, vous serez peut-être intéressé d’apprendre que CIC a presque terminé l’installation complète du logiciel ATIPimage, un progrès qui nous le souhaitons améliorera la rapidité de transmission et d’examen des dossiers, tant au pays qu'à l’étranger. De plus, le 1^er avril 2004, la Direction de l’application des droits du public a lancé, sur le site intranet de CIC, un site Web très exhaustif : CICExplore. Le travail est maintenant amorcé pour la création d’un site destiné à la toile mondiale (world wide web). Je suis persuadé que ces sites aideront à clarifier les questions du personnel et de la clientèle de CIC concernant l’AIPRP.

Comme vous le savez, le financement du Conseil du Trésor a été un facteur essentiel de l’amélioration des résultats de CIC, de même que de l’obtention et de la conservation par CIC de la note « A » qui nous a été attribuée dans votre rapport sur les cas de présomption de refus. CIC ne bénéficie plus de fonds supplémentaires du Conseil du Trésor relativement à l’AIPRP. Ses exigences de financement quant à l’AIPRP continuent toutefois d’être importantes et on s’attend à ce qu’elles s’accroissent.

Le maintien du respect des délais prévus par la Loi demeure un défi réel pour mon ministère qui ne cesse de voir augmenter le volume des demandes reçues. Votre rapport sur les cas de présomption de refus constitue une référence utile pour CIC dans ses efforts pour surmonter les difficultés liées à un volume de travail qui augmente sans cesse dans un contexte de financement restreint. »