1 Cette note correspond uniquement au rendement du Ministère en ce qui concerne le respect des délais d’exécution jusqu’au 30 novembre 2002. Elle ne concerne pas le rendement du Ministère au chapitre de l’application des exceptions. En général, le SCC applique les dispositions d’exception de la Loi de façon professionnelle et avec retenue.

Le SCC a appliqué bon nombre des recommandations qui ont été formulées dans la fiche de rendement de janvier 2003. Voici les mesures et les incitatifs qui ont été mis en place :

• Conformément à la fiche de rendement, le premier objectif consistait à éliminer l’arriéré des dossiers en retard de 2002-2003. Cet objectif a
  été réalisé.
  
• On a mis en œuvre un contrôle mensuel des demandes et on a fait rapport à la haute direction du SCC.
• On a mis à niveau le logiciel ATIPflow et offert de la formation au personnel de l’AIPRP concernant l’utilisation du logiciel et la saisie de données.
  
• De 2000-2001 jusqu’à présent, le nombre d’employés est passé de 17 postes d’une durée indéterminée à 30.
• On a rajusté l’ordonnance de délégation de pouvoirs pour inclure le directeur adjoint.
  
• Les exigences en matière de communication sont établies en parallèle et non l’une à la suite de l’autre dans le processus d’accès à l’information.
• On a élaboré un manuel sur la conformité qui a été remis à tous les secteurs tant à l’administration centrale que dans les bureaux régionaux.
  
• On tient des rencontres hebdomadaires entre les agents de liaison de l’AAI et les BPR sectoriels avec le directeur et le directeur adjoint.
  
• Contrôle hebdomadaire interne des demandes en cours.
• On a offert une formation sur l’AIPRP au personnel et à la haute direction à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux.
  

Même si on a pris un certain nombre de mesures depuis la fiche de rendement, le Ministère continue d’améliorer ses procédures, d’accroître sa formation et de trouver d’autres méthodes pour maintenir et améliorer son rendement global au chapitre de la conformité. En voici des exemples :

• Mise à jour continue des lignes directrices au fur et à mesure que les politiques ou les procédures changent.
• Programme de formation continue et élargie à l’intention du personnel de la Division de l’AIPRP en ce qui concerne l’application des exceptions et les critères qui doivent être respectés pour justifier une recommandation.
• Élaboration d’une politique sur les frais.
• Formation continue au sein de l’organisation dans son ensemble.

Le Ministère a montré qu’il s’engageait à apporter des changements pour appuyer la diminution du nombre de demandes d’accès en présomption de refus et atteindre une conformité idéale avec les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information. Le SCC est encouragé à maintenir une note de A et à viser en 2004-2005 un rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus de 5 % ou moins.

Le SCC examine constamment sa tarification. En copiant les dossiers sur CD,

le Ministère a réduit les frais liés à l’utilisation du papier, y compris les frais de poste ainsi que le temps que les employés passaient au photocopieur. La création du logiciel ATIPimage pourrait permettre au SCC de réaliser des économies supplémentaires au chapitre des ressources humaines et du soutien.

Dans la fiche de rendement de janvier 2003, un certain nombre de recommandations ont été formulées au SCC pour aider le Ministère à améliorer son rendement au chapitre de la conformité avec les demandes visées par la Loi sur l’accès à l’information. Les mesures décrites ci-dessus ont permis au SCC d’atteindre ces objectifs. Voici certaines des autres mesures de suivi importantes qui ont été prises à la suite des recommandations de janvier 2003 :

1. Il incombe directement au directeur de l'AIPRP d'assurer le respect de la Loi sur l'accès à l'information, et celui-ci devrait jouer un rôle de premier plan dans l'instauration d'une culture de respect de la Loi dans tout le Ministère. Un tel rôle suppose le soutien et l'approbation indéfectibles du Ministre et du sousministre. En fournissant leur appui à la mise en œuvre et au suivi d'un plan d'amélioration de l'AAI, les cadres supérieurs s'engageront à respecter les délais imposés par la Loi.

2. On devrait effectuer des rapports réguliers en ce qui concerne le temps réel de traitement des demandes de communication par rapport au temps prévu, et le statut des mesures prises afin de réduire le nombre des demandes qui se soldent par une présomption de refus. Ces rapports fourniront aux cadres supérieurs, aux BRP et à la Division de l'AIPRP des renseignements qui leur permettront d'évaluer dans quelle mesure l'ensemble du Ministère respecte les délais exigés par la Loi et le Ministère pour le traitement des demandes de communication.

Mesure prise : On a commencé à présenter en avril un rapport d’étape mensuel à l’intention de la haute direction. Ce rapport précise en détail non seulement les retards affectant le processus, mais également où se sont produits les retards. Par l’entremise de cette mesure, qui met l’accent sur l’exigence de conformité et ses résultats, le taux d’exécution des tâches du Ministère a connu une forte hausse, passant de 74 % en avril à 95-100 % au cours de quatre des cinq derniers mois. Ce rapport est par la suite suivi mensuellement par une lettre à l’intention du comité directeur de la part du commissaire adjoint responsable de la Division de l’AIPRP indiquant la fiche du Ministère pour ce mois. Le graphique ci-dessous montre la fiche du Ministère pour la période visée par le rapport.

3. La Division de l'AIPRP devrait élaborer un plan de formation de l'AAI pour 2003-2004, à l'intention de son personnel et des BPR, et inclure l'introduction du Manuel de l'utilisateur dans la formation offerte aux BPR.

4. Tous les nouveaux gestionnaires devraient obligatoirement suivre une formation sur l'AAI dans le cadre de leur initiation, et tous les gestionnaires devraient bénéficier de mises à jour périodiques de leur formation.

Mesure prise : Les visites de formation spécialisée sont maintenant effectuées dans les cinq régions, en deux volets (employés et hauts fonctionnaires) ainsi qu’à l’administration centrale. La formation comprend les exposés et les séances de discussion au cours desquelles on présente le manuel sur le processus. La formation sur l’AIPRP a également été offerte aux installations de Cornwall pour tous les sous-directeurs et directeurs adjoints de l’établissement qui se concentrait sur les niveaux de responsabilité, sujet qui a été intégré au plan de cours.

La formation interne continue et les séances de révision officieuses ont permis à tous les employés d’atteindre un niveau d’expertise et d’appliquer la Loi de façon uniforme. Grâce au soutien de la haute direction, les ressources ont été augmentées et l’effectif a été stabilisé, ce qui a permis de créer un poste de perfectionnement et un complément d’analystes d’expérience. Grâce à une charge de travail plus équilibrée, le moral s’est amélioré. Pour faire progresser davantage la situation actuelle, on a mis à niveau le logiciel ATIPflow et élargi la formation à l’intention de tout le personnel et des
gestionnaires comme partie intégrante de la gestion des cas.

5. Le processus d'approbation devrait être élaboré et examiné, afin que l'on puisse éliminer les étapes qui ne lui ajoutent aucune valeur, particulièrement l'attribution d'une période pour l'examen de Relations et Communications parlementaires. Par ailleurs, on devrait examiner l'ordonnance de délégation, afin de déterminer s'il y a lieu d'accroître la délégation des pouvoirs au sein de la Division de l'AIPRP.

Mesure prise : L’intégration parallèle de la participation des Communications et des Affaires parlementaires au début de l’examen des dossiers par le BPR représente l’un des changements importants apportés au processus. Cette intégration était jusque là une étape précise du processus d’approbation final. De plus, on a apporté des révisions mineures à l’ordonnance de la délégation de pouvoirs qui a conféré davantage de pouvoirs au poste de directeur adjoint.

« Nous vous sommes reconnaissants des constatations et des observations positives que vous avez faites au sujet de nos progrès, et des recommandations que vous avez formulées visant le maintien de l’efficience de notre service aux citoyens qui présentent des demandes d’accès à l’information. Vous trouverez ci-dessous les plans d’action que nous avons élaborés à la suite de ces nouvelles recommandations.

Recommandation n^o 1 : Le SCC s’est fixé comme objectif pour 2004-2005 de maintenir la conformité idéale à l’égard des exigences en matière de délais stipulées dans la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse : À la suite de la période d’examen se terminant en novembre 2003, le SCC a maintenu le taux de conformité idéal en matière de délais. Un des objectifs de rendement du directeur de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels, indique que ce niveau idéal devrait être maintenu en 2004-2005. En outre, une surveillance est exercée sur le respect des délais de la part de tous les commissaires adjoints et sous-commissaires de SCC et en cas de non-respect, des mesures sont prises.

Recommandation n^o 2 : Le SCC évalue l’incidence et la rentabilité de la technologie de l’information connexe, comme le logiciel ATIPimage en vue d’aider à maintenir une conformité idéale à la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse : La Direction générale de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de SCC s’est informée auprès d’autres ministères qui se servent du logiciel ATIPimage dans le but de déterminer quels sont les avantages liés à l’utilisation de cette technologie dans le milieu de travail de SCC. À la lumière du coût d’investissement associé, et des exigences uniques au sein de SCC, il faut continuer de vérifier s’il est utile d’adopter ce système. Le SCC terminera l’examen de l’incidence et de la rentabilité potentielles liées à l’achat et de ce système et à la formation connexe au cours des prochains six mois.

Comme vous l’avez indiqué, le SCC a déployé des efforts considérables en vue d’améliorer la prestation de ses services d’accès à l’information aux Canadiens au cours de la dernière année en adoptant de meilleurs mécanismes de surveillance et de responsabilisation, en augmentant le niveau des effectifs et en mettant en place plusieurs initiatives de formation. Ces progrès seront maintenus et des améliorations seront apportées chaque fois que cela sera possible. Nous serons heureux de continuer à travailler en étroite collaboration avec vos représentants afin de pouvoir détecter le plus tôt possible les secteurs qui nécessitent une amélioration. »