Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Initialement, six établissements ont fait l’objet de cet examen, et six autres ont été ajoutés depuis, y compris Pêches et Océans Canada (P&O). Le présent rapport porte donc sur l’examen du rendement de Pêches et Océans Canada du 1^er avril au 30 novembre 2003.

Le présent rapport d’étape porte sur les progrès constants réalisés par le Ministère pour maintenir une bonne conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information depuis le dernier rapport. Le présent rapport renferme aussi des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations formulées dans le rapport d’étape de janvier 2003.

Dans la fiche de rendement de janvier 2001, première année au cours de laquelle Pêches et Océans Canada a fait l’objet d’un examen concernant sa conformité avec les délais réglementaires prévus par la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère a obtenu la note F (signal rouge) correspondant à un rapport de 32,8 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus pour la période allant 1er avril au 30 novembre 2000. Pour l’exercice 2000-2001, ce pourcentage est passé à 38,7 %.

Dans le rapport d’étape de janvier 2002 pour la période allant du 1^er avril au 30 novembre 2001, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus avait en fait augmenté à 42,2 %, correspondant à la note F (signal rouge), ce qui faisait contraste avec l’année précédente. Ce rapport, tout comme la fiche de rendement de l’année précédente, comportait un certain nombre de recommandations à l’intention du Ministère pour l’aider à atteindre une bonne conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information.

Depuis le dernier examen, en janvier 2003, on a signalé que Pêches et Océans Canada a amélioré de façon remarquable son rendement concernant les demandes d’accès en présomption de refus. Du 1er avril au 30 novembre 2002, le Ministère a obtenu la note A, qui correspond à une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Un autre examen a confirmé que ce niveau de conformité a été maintenu jusqu’à la fin de l’exercice, les statistiques finales indiquant un rapport de 1,03 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues, ce qui contraste nettement avec les années précédentes.

Le Ministère a continué de connaître un renversement remarquable au chapitre de la situation des présomptions de refus au cours des trois dernières années, et il a atteint une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus était de 1,9 % pour la période allant du 1^er avril au 30 novembre 2003, ce qui correspond à la note A.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui étaient déjà classées dans les présomptions de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 3,9 %, soit la note A.

Même si un certain nombre de mesures ont été prises après la réception de la fiche de rendement en janvier 2001, le Ministère continue de perfectionner non seulement ses procédures, mais également sa structure.

Par exemple, une restructuration importante du Ministère en juillet 2003 a permis de modifier la hiérarchie, de sorte que la Division de l’AIPRP relève maintenant du Secrétariat général, lequel relève directement du SM, ce qui permet des voies hiérarchiques plus directes qui n’affectent aucunement le traitement des dossiers, car on a procédé à la délégation des pouvoirs au coordonnateur.

Même si le bureau de l’AIPRP a directement bénéficié de cette restructuration, la création de bureaux locaux en plus des bureaux régionaux au cours des dernières années a ajouté une autre source de dossiers à examiner. Le graphique ci-dessous montre bien que, même si le nombre de demandes a diminué, le nombre réel de pages examinées a énormément augmenté.

Comme on l’a indiqué l’an dernier, un certain nombre de programmes ont été mis en œuvre et ont été depuis élargis ou améliorés :

• Le programme de recrutement et de maintien en service du personnel de l’AIPRP ainsi que l’examen de la classification du personnel du bureau de l’AIPRP ont eu un certain succès. Ils ont permis au bureau de l’AIPRP de créer un certain nombre de niveaux au sein du bureau permettant des possibilités de promotion, une formation spécialisée et une capacité de supervision accrue. Non seulement le niveau de compétences du personnel a globalement augmenté, mais le moral s’est également amélioré.
• D’autres initiatives (le programme de formation national du personnel de l’administration centrale et des bureaux régionaux et des BPR et l’instauration des communications de suivi aux BPR) ont créé l’un des avantages les plus concrets. En augmentant le niveau de compréhension des BPR à l’égard de la Loi et de ses exigences, le bureau de l’AIPRP a été témoin d’une amélioration importante des délais d’exécution des BPR. Dans le cadre de ce processus, on a instauré la note de service après neuf et douze jours : les BPR obtiennent ainsi un rappel le jour précédant la date d’échéance initiale d’une réponse. Si les dossiers ne sont pas reçus ou que le BPR n’a pas répondu au rappel, un suivi est envoyé le douzième jour ainsi qu’une copie conforme à la haute direction. Cette pratique, qui offre à l’analyste un outil très utile pour vérifier les délais d’exécution imposés aux BPR, procure également au coordonnateur un outil de gestion qui lui permet de vérifier si les analystes gardent la main haute sur l’acheminement des demandes. Le graphique ci-dessous en est une bonne illustration. Il y a trois ans, les délais d’exécution étaient d’environ 48 jours; ils ont maintenant été ramenés à seulement neuf jours.
  

Même si les aspects humains et fonctionnels du bureau se sont énormément améliorés, l’instauration d’améliorations technologiques a beaucoup contribué à la capacité des établissements de conserver la note A au chapitre de la conformité.

La mise en œuvre et l’utilisation élargie du logiciel ATIPflow a fourni aux gestionnaires et analystes de l’AIPRP un système de gestion des cas et de suivi électronique exhaustif, qui leur permet de faire le suivi des dates d’échéance des diverses parties du processus d’accès. De plus, l’instauration du logiciel ATIPimage a eu une incidence importante sur les délais d’exécution globaux concernant la révision et la préparation des dossiers diffusés; ce qui a amélioré la capacité de répondre aux demandes en temps opportun.

Même si la capacité des établissements de respecter les délais visés par la Loi s’est énormément améliorée tout comme la productivité globale du bureau, il faut constamment surveiller les procédures pour améliorer davantage le rendement de P&O.

Les recommandations suivantes appuient les efforts de P&O pour conserver une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information pour le reste de l’exercice et par la suite.

Le Ministère s’est engagé à apporter des changements pour appuyer la réduction des demandes d’accès en présomption de refus et atteindre une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. P&O est encouragé à maintenir une note de A et à établir un objectif pour 2004-2005 de maintien d’un rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus de 5 % ou moins.

P&O a élargi son utilisation du site Web pour offrir un accès aux dossier diffusés et au matériel pouvant être diffusé de façon proactive et continue de relever et d’analyser des situations où les dossiers peuvent être fournis de façon routinière plutôt que par l’entremise d’une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le Ministère est encouragé à poursuivre son examen pour offrir un meilleur accès aux clients par l’entremise de procédures officieuses sans recourir au processus d’accès officiel prévu en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Dans le rapport d’étape de janvier 2003, on a formulé des recommandations à l’intention de P&O pour établir un objectif visant le maintien d’une conformité idéale avec les délais visés par la Loi. Les mesures décrites ci-dessus ont permis à P&O d’atteindre ces objectifs.

« Je suis heureux que le ministère ait conservé un « taux de conformité idéal » pour une deuxième année de suite.

Il me fait plaisir que vous ayez souligné dans votre rapport que les Bureaux de première responsabilité (BPR) ont considérablement amélioré leurs délais de réponse. Les employés de notre ministère ont travaillé avec empressement pour faire en sorte que les documents liés à une demande soient fournis à notre secrétariat de l’AIPRP selon les délais fixés dans notre processus. Si nous n’avions pas apporté cette amélioration, le ministère aurait été dans l’impossibilité d’atteindre un tel succès. La reconnaissance récente du travail de notre personnel de l’AIPRP lors de la conférence du Conseil du Trésor traduit l’excellence du travail de l’ensemble du ministère.

Au cours des dernières années, votre personnel a travaillé en étroite collaboration avec notre unité de l’AIPRP en vue de résoudre les différences dans un esprit de coopération. Cette coopération a grandement contribué au niveau de réussite dont le ministère jouit ces dernières années et je serai heureux de poursuivre cette relation pour le bénéfice mutuel des deux parties. »