Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Initialement, six organisations ont fait l'objet de cet examen, dont l’une était Santé Canada (SC).

Le présent rapport d'étape, pour la période allant du 1^er avril au 30 novembre 2003, porte sur les progrès continus réalisés par le Ministère pour maintenir une bonne conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information depuis le dernier rapport. Le présent rapport renferme aussi des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations formulées dans le rapport d’étape de janvier 2003.

La fiche de rendement de janvier 1999 avait attribué à Santé Canada la note F (signal rouge) en raison d'un rapport de 51,2 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues du 1^er avril au 30 novembre 1998. Pour la durée complète de l'exercice 1998-1999, ce rapport s'élevait à 61,8 %.

L'année suivante, du 1^er avril au 30 novembre 1999, ce rapport s’est amélioré de façon spectaculaire, passant à 3,1 %, soit la note A. En outre, les arriérés des demandes faisant l'objet d'une présomption de refus ont été entièrement éliminées.

SC a maintenu la note A, qui correspond à une conformité idéale avec la Loi sur l'accès à l'information, pour chacune des années suivantes, les rapports de conformité variant entre 4,5 % et 5 % pour la dernière période visée par le rapport. Toutefois, à la fin de l'exercice 2002-2003, le pourcentage de présomption de refus est passé à 7,2 %, ce qui correspond à la note B.

SC a obtenu cette année la note B (5,4 %), ce qui correspond à une bonne conformité avec la Loi sur l'accès à l'information, pour la période visée par le présent rapport.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 6,0 %, soit la note B.

Les résultats de cette année sont directement attribuables au dévouement et au professionnalisme du personnel de l'AIPRP de SC. Le bureau de l'AIPRP a dû relever d'importants défis pour respecter cette norme, car il a connu un roulement de personnel plus élevé que la moyenne. Même si le nombre de demandes reçues en 2001-2002 demeure le plus élevé jusqu'à présent, tout indique que le nombre de demandes cette année dépassera ce chiffre. L'année 2003 fut marquée par de nombreux défis, notamment l'épidémie du SRAS, ce qui a provoqué de nombreuses demandes d'accès connexes. Tous ces facteurs en plus de la nécessité de procéder à des consultations élargies et parfois longues avec de tierces parties et d'autres ministères sont venus exiger des efforts supplémentaires des ressources de l'AIPRP de SC. De plus, les demandes concernant la protection des renseignements personnels ont augmenté de 20 %.

La direction de l'AIPRP reconnaît que le statu quo ne peut continuer, surtout si l’on tient compte de la charge de travail actuelle, certains employés ayant accumulé 80 heures supplémentaires en un mois. Pour relever ces défis, on élabore un plan ministériel qui sera présenté à la haute direction. Grâce à des augmentations possibles des ressources humaines et à des mises à niveau de la technologie, on prévoit que SC devrait maintenir une conformité idéale.

Conformément à l'examen constant du traitement des demandes, SC peut avoir besoin d'autres méthodes de traitement des dossiers, particulièrement la mise à niveau du logiciel ATIPflow, avec une formation élargie à tout le personnel sur son utilisation. De plus, une réduction du traitement manuel des dossiers pourrait finalement alléger la charge de travail des analystes. On pourrait notamment utiliser le logiciel ATIPimage; nombre des ministères qui l’utilisent actuellement considèrent qu’il s’agit d’un outil inestimable pour les aider à satisfaire à leurs objectifs de conformité.

Dans le rapport d'étape de janvier 2003, on a formulé des recommandations à l'intention de SC pour établir un objectif de maintien d'une conformité idéale avec les délais visés par la Loi. En général, cet objectif a été atteint; néanmoins, tous les aspects du processus, y compris la délégation de pouvoirs doivent être revus dans l'optique d'améliorer la productivité. Parmi les initiatives prévues, mentionnons l'instauration d'un examen à un niveau supérieur des dossiers traités pour élargir la base de connaissances, accroître la communication au sein du personnel et améliorer la cohérence.

« Comme vous le mentionniez dans notre fiche de rendement, Santé Canada a relevé plusieurs défis en 2003. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP), à l’instar de l’ensemble du Ministère d’ailleurs, a fait face à un ensemble de problèmes qui ont influé sur notre rendement. En raison de certains d’entre eux, nous sommes passés de la note « A » obtenue les années passées à une note « B ».

Comme les fonctionnaires du Ministère l’indiquaient à votre personnel, la DAIPRP vit actuellement une période de transition. Le nombre de demandes officielles faites à Santé Canada aux termes de la Loi a augmenté de façon importante et régulière au cours des dix dernières années. Les demandes reçues en 1993-1994 sont passées de 648 au nombre record de 1 543 pour la dernière période visée par le rapport. Dans l’esprit de votre recommandation, la DAIPRP a récemment terminé l’élaboration d’un plan visant à régler le problème des ressources. C’est donc avec plaisir que je vous informe que la somme de 225 000 $ a été réaffectée au poste des salaires de la Division. De plus, Santé Canada s’est engagé à moderniser les outils technologiques de la Division, notamment par l’acquisition d’ATIPimage (logiciel d’imagerie documentaire et de retranchement de parties).

En plus des ressources accrues, la DAIPRP a aussi entrepris un examen détaillé de ses pratiques internes ainsi que de celles au sein du Ministère qui ont trait au traitement des demandes, dans le but d’assurer la constance et l’application appropriée de la Loi, d’améliorer la qualité des réponses et de cerner des moyens d’accroître le rendement. Pendant cette période de transition, il se peut que notre note baisse, mais je suis convaincu que les changements mis en place permettront à long terme à Santé Canada de satisfaire aux exigences de la Loi.

Je me réjouis de l’occasion d’échanger avec votre bureau et je tiens à réitérer mon engagement personnel à l’égard de l’application de la Loi à Santé Canada. »