Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Initialement, six établissements ont fait l’objet de cet examen, et six autres ont été ajoutés depuis, y compris Développement des ressources humaines Canada (DRHC). Le présent rapport porte donc sur l’examen du rendement de Développement des ressources humaines Canada du 1^er avril au 30 novembre 2003

Le présent rapport d’étape porte sur les progrès constants réalisés par le Ministère pour maintenir une bonne conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information depuis le dernier rapport. Le présent rapport renferme aussi des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations formulées dans le rapport d’étape de janvier 2003.

Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a été le premier ministère à obtenir la note A dans sa première fiche de rendement. En janvier 2000, DRHC signalait que toutes les demandes d'accès reçues entre le 1^er avril et le 1^er novembre 1999 avaient été traitées dans les délais visés par la Loi sur l'accès à l'information. À l'époque, le Ministère avait adopté ce qu'il appelait une « politique de tolérance zéro » en ce qui concerne les demandes d'accès en situation de présomption de refus.

Durant l'exercice 2000-2001, deux événements ont entraîné un volume extraordinaire de demandes d'accès et de protection de renseignements personnels. Un rapport de vérification des subventions et des contributions a généré un grand volume de demandes d'accès. Le Ministère a reçu 1 443 demandes d'accès de plus que les 450 demandes habituelles. En outre, des événements relatifs aux fichiers longitudinaux ont généré quelque 70 000 demandes de protection de renseignements personnels. Le volume de demandes a engorgé le processus d'accès du Ministère et submergé la Direction de l'accès à l'information. À un moment donné, 150 employés supplémentaires travaillaient durant deux quarts pour traiter les demandes.

Durant l'exercice 2000-2001, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s'élevait à 53,4 %. En 2001-2002, ce rapport se chiffrait à 39,5%. Durant chacun de ces exercices, le rapport correspondait à une note de F.

En réaction au volume élevé de demandes et aux contraintes de temps liées au traitement, on a créé un comité d'examen chargé de s'assurer que l'information qui sera diffusée à la suite d'une demande d'accès sera conforme aux renseignements demandés. On a examiné chaque demande dans le cadre du processus d'accès mais indépendamment de la Direction de l'AIPRP; finalement, ce processus s'est révélé un examen des communications. En raison de cet examen supplémentaire, le processus d'accès a fait l'objet d'un retard, et des demandes d'accès se sont retrouvées en situation de présomption de refus. Récemment, le groupe d'examen--l'unité de l'analyse-- a été intégré à la Direction de l'AIPRP.

Du 1^er avril au 30 novembre 2002, DRHC a obtenu la note D pour un rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus de 19,7 %. Son rendement s’est amélioré au chapitre du rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus par rapport aux deux exercices précédents au cours desquels il avait obtenu la note F. Toutefois, pour l’exercice complet, le rapport est passé à 32,7 %, ce qui correspond encore une fois à la note F.

Le Ministère continue d’avoir du mal à atteindre une conformité acceptable au chapitre du rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes. Ce rapport est demeuré à 39,2 % pour la période allant du 1^er avril au 30 novembre 2003, ce qui correspond à la note F.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 40,2 %, soit la note F.

Au cours de l’entrevue, le directeur a mentionné un certain nombre d’activités au cours de la dernière année qui ont affecté le rendement de la division.

• En 2003, DRHC a fait l’objet d’une importante restructuration. Un examen des services ministériels a entraîné le rajustement et la restructuration d’un certain nombre de divisions, notamment la Division de l’accès à l’information. Cette restructuration a également entraîné le rajustement d’unités régionales, ce qui a eu des répercussions sur la détermination en temps opportun des BPR.  Malheureusement, certaines responsabilités ont été transférées aux divisions régionales sans la mutation du personnel nécessaire. Il a fallu consacrer beaucoup de temps à la formation, ce qui a entraîné un ralentissement des services et des délais d’exécution.
  
• Le volume de demandes ainsi que la transition et le fait que bon nombre de ces demandes étaient très complexes et comprenaient de nombreuses pages ont eu une incidence négative sur tout le processus de respect des délais.   Le nombre de pages examinées pendant la période visée par le rapport 1^er avril au 30 novembre) a approximativement doublé par rapport à la même période des deux années précédentes. On compte 33 ETP qui
  administrent la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  

Même si la transition a causé certaines interruptions des activités de l’AIPRP, certains aspects ont eu des répercussions positives, notamment ce qui suit :

• La Division de l’AIPRP relève maintenant des Communications, ce qui a amélioré le processus d’accès, car le SMA responsable des exigences législatives est maintenant responsable des Communications, ce qui augmente la promotion de la Loi sur l’accès à l’information, rationalise le processus et diminue la nécessité d’activités de communication.

Le volume de travail et le résultat lié aux présomptions de refus qui en découlent sont indiqués dans les graphiques suivants :

Malgré les questions internes, la restructuration fédérale continue dont font l’objet DRHC et d’autres ministères exigera un rajustement considérable des fonctions et des responsabilités. On ne peut pour l’instant que faire des spéculations sur quelles seront les répercussions de cet exercice sur la capacité de DRHC d’améliorer son rendement pour le nouvel exercice.

Toutefois, reconnaissant la nécessité de surveiller le rendement, la Division a continuellement examiné son volume de travail. Même si les délais d’exécution se sont sensiblement améliorés, le troisième trimestre de la dernière année a connu une baisse liée à la transition. Pour que les BPR nouvellement nommés et leur personnel de liaison atteignent le niveau de compréhension voulu, on a tenu une semaine de formation sur l’AIPRP à l’interne.

Il est bon de préciser que DRHC n’existe plus. Le 12 décembre 2003, DRHC a été divisé en deux ministères : Développement social du Canada et le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences du Canada. La Direction d’AIPRP a donc été divisée en deux entités distinctes, l’une pour chaque ministère. De plus, la section d’analyse de la direction de l’AIPRP de l’ancien DRHC a été intégrée dans la Section des opérations de chacun des ministères. Cette intégration, le rapport de surveillance trimestriel ainsi que la réussite continue de la Direction dans la rationalisation du processus pour éliminer les approbations dans plusieurs cas devraient contribuer à améliorer la conformité des deux ministères avec les délais prévus par la Loi.

Un certain nombre d’autres initiatives ont été ou sont en train d’être instaurées, notamment :

• un système de suivi dynamique pour les chefs régionaux et généraux;
• l’élaboration de lignes directrices concernant la collecte des dossiers appropriés à une demande ainsi que des précisions sur l’analyse des
  demandes et les rôles et responsabilités des BPR;
  
• une amélioration de l’aide qu’apporte le personnel de l’AIPRP aux BPR dans le cadre de l’examen et des recommandations dont ils ont la responsabilité.

Chaque SMA a un agent de liaison de l’AIPRP dans son personnel. On tient une réunion toutes les deux semaines pour faire le suivi de demandes actives en plus du rapport de surveillance. On a également instauré de nouveaux rapports pour déterminer la responsabilité du SMA en ce qui concerne les demandes, y compris un examen du rendement dans l’exécution des tâches, du rendement du processus de l’AIPRP et du temps consacré au suivi des approbations.

Comme 37 % des demandes terminées sans prorogation n’ont pas respecté les délais prévus par la Loi, il faut effectuer certains examens du processus pour mieux contrôler le traitement en temps opportun des demandes. La recommandation formulée l’an dernier s’applique encore une fois cette année.

On prévoit une formation supplémentaire annuelle dans le cadre de laquelle le personnel de l’AIPRP se rendra dans les bureaux régionaux et offrira de la formation interne régulière aux nouveaux BPR, à leur personnel, à leurs personnes-ressources et à leurs gestionnaires.

Dans le cadre du présent rapport, on a passé en revue les recommandations du rapport de janvier 2003 pour déterminer l’état de leur application. La mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente suit le texte de la recommandation.

Mesure prise pour donner suite aux recommandations précédentes : Le plan d’action a été présenté à la haute direction et porte sur des échéanciers en anticipation d’une amélioration du rendement de 2004-2005.

• Le rapport d’aperçu.
  
• Les lignes directrices latérales du SMA sur les responsabilités et rôles de tous les autres SMA et des bureaux régionaux.
• La formation supplémentaire.
• La feuille de réponse des agents de liaisons de l’AIPRP instaurée par souci d’uniformité et de clarification de l’état d’avancement des dossiers visés.
  

On a modifié le pouvoir de délégation pour éliminer les redondances et rationaliser le processus, y compris l’élimination du processus d’approbation dans plusieurs cas.

Mesure prise pour donner suite aux recommandations précédentes : On a procédé à l’examen de deux fonctions de l’unité de l’AIPRP. On n’a toutefois relevé aucun dédoublement majeur, mais on a amélioré le processus en relevant les types de demandes exigeant des séances d’information, etc., à l’intention de la direction tout en procédant au traitement accéléré des demandes de routine.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente : On a maintenant instauré des listes de subventions et contributions sur Internet après un examen de l’AIPRP effectué de façon routinière. Les dossiers supplémentaires comprennent des vérifications, des évaluations, des appels, des guides et des lignes directrices, qui sont maintenant accessibles au public. On les examine constamment afin de pouvoir diffuser de façon officieuse davantage de documents. Cette façon de procéder comporte deux avantages : réduire le nombre de demandes de routine alors que l’on reçoit maintenant des demandes plus ciblées et précises en consacrant moins de temps à leur détermination et exécutions.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente : On a instauré des rapports d’aperçu trimestriels pour mettre en lumière le rendement de la division et de la région en ce qui concerne les délais d’exécution et le traitement.

« Je vous suis reconnaissant que vous indiquiez que le ministère a pris des mesures à la suite des recommandations que vous avez formulées l’an dernier. En outre, comme le signale la fiche de rendement, DRHC a connu une réorganisation majeure et la charge de travail de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a été considérable l’an dernier comparativement aux deux années précédentes. Je vous remercie de votre compréhension et de votre soutien.

Nous croyons que vos présentes recommandations, conjuguées au plan d’amélioration de Ressources humaines et Développement des compétences Canada, y compris l’établissement d’une politique de tolérance zéro en ce qui concerne les réponses tardives, auront un effet bénéfique sur la conformité de mon ministère à l’égard des délais de réponse. »

9 (2) Dans les cas où la prorogation de délai visée au paragraphe (1) dépasse trente jours, le responsable de l’institution fédérale en avise en même temps le Commissaire à l’information et la personne qui a fait la demande.

BPR : Bureau de première responsabilité, c’est-à-dire l’endroit du Ministère qui est responsable de la question sur laquelle porte la demande d’accès la l’information.

• Fondées — Plaintes fondées, mais pas réglées, pour lesquelles le Commissaire a demandé au plaignant de consentir à ce que l’affaire soit déférée à la Cour fédérale.
• Réglées — Plaintes réglées par une mesure corrective jugée satisfaisante par le Commissaire.
• Non fondées — Plaintes jugées non fondées.
• Abandonnées — Plaintes abandonnées, à la demande du plaignant, avant le règlement final de l’affaire.

Conformément à la politique établie par le Conseil du Trésor, chaque institution est tenue de désigner un fonctionnaire qui agira comme coordonnateur de l’accès à l’information. Ce dernier reçoit les demandes de communication et peut se voir déléguer, par le responsable de l’institution, le pouvoir de percevoir des droits, de demander des prorogations de délais, d’émettre des avis et de se prévaloir des clauses d’exception. L’étendue du pouvoir du coordonnateur varie d’une institution à l’autre.

Demandes ou plaintes dont le traitement n’est pas terminé.

• En suspens auparavant — Demandes ou plaintes dont le traitement n’était pas terminé à la fin de l’exercice antérieur et qui sont donc reportées sur la période visée par le rapport (l’exercice indiqué sur le diagramme à secteurs).
  
• En suspens à la fin de l’année — Demandes ou plaintes dont le traitement n’est pas terminé à la fin de la période visée par le rapport (l’exercice en question) et qui seront reportées sur l’exercice suivant.
  

« La Loi sur l'accès à l'information part du principe selon lequel le responsable de chaque institution fédérale doit assurer, dans son milieu, le respect de cette loi et prendre les décisions qui s'imposent. Elle charge également un ministre désigné de coordonner l'application de la Loi dans l'ensemble du gouvernement. C'est le président du Conseil du Trésor qui remplit ce rôle. »

« L'une des responsabilités légales du ministre désigné consiste à rédiger les directives nécessaires à la mise en oeuvre de la Loi sur l'accès à l'information et de son Règlement, et de les diffuser auprès des institutions fédérales. La politique contenue dans le présent volume constitue les directives dont il est question dans la Loi, et elle établit, de concert avec la Loi et son Règlement, les exigences minimales auxquelles doivent se soumettent les institutions qui y sont assujetties. Les lignes directrices visent à fournir une interprétation des exigences et à orienter la mise en oeuvre de la Loi, de son Règlement et de la politique. »

10 (3) Le défaut de communication totale ou partielle d’un document dans les délais prévus par la présente Loi vaut décision de refus de communication.

9 (1) Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l’article 7 ou au paragraphe 8(1) d’une période que justifient les  circonstances dans les cas où :

1. l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
2. les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai;
3. avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1). Dans l’un ou l’autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l’institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information; dans les cas prévus aux alinéas a) et b), il lui fait aussi part du nouveau délai.

Le temps qu’on a pris pour mener à bien chaque étape du processus d’accès à l’information, à partir de la date à laquelle la demande de communication a été reçue jusqu’au moment où une réponse finale est fournie.

Dans le cas d’une demande de communication de document, personne, groupement ou organisation autres que l’auteur de la demande ou qu’une institution fédérale.

Depuis plusieurs années, des auteurs de demandes font parvenir au bureau du Commissaire à l'information des plaintes concernant des demandes qui se soldent par une présomption de refus. Selon toute vraisemblance, le nombre des plaintes concernant des demandes qui se soldent par une présomption de refus ne représente, à l'échelle du gouvernement, qu'une fraction du nombre réel de demandes traitées à l'extérieur des délais exigés par la Loi sur l'accès à l'information. On a fait ressortir le niveau élevé et inacceptable des demandes qui se soldent par une présomption de refus dans les Fiches de rendement antérieures publiées depuis 1999 par le bureau du Commissaire.

Dans le cadre du mandat proactif du bureau du Commissaire, on sélectionne chaque année un ministère (ou des ministères) en vue d'un examen. Cet examen a pour but de déterminer dans quelle mesure le ministère s'acquitte de ses responsabilités au chapitre du respect des délais imposés par la Loi pour traiter les demandes de communication établies par la Loi sur l'accès à l'information.

Industrie Canada a été l'un des ministères sélectionnés cette année en vue d'un examen. Ce ministère, tout comme bon nombre d'institutions, était susceptible de faire l'objet d'un examen du fait qu'il affichait une difficulté chronique à respecter les délais de réponse. Lorsque le bureau du Commissaire reçoit un nombre élevé de plaintes relatives à un ministère et portant sur la présomption de refus, cela peut laisser supposer l'existence, au sein de ce ministère, d'un problème plus grave relatif aux délais de réponse.

La présente fiche de rendement expose les résultats de l’examen mené par le Commissaire à l’information sur les statistiques du rendement d’IC du 1^er avril au 30 novembre 2003.

Comme les Canadiens et les Canadiennes ont droit à un accès opportun à l’information (c.-à-d. dans les 30 jours ou dans les délais qui ont été prorogés en vertu de circonstances particulières), une réponse en retard équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé l’obligation de répondre de manière opportune au paragraphe 10(3) de la Loi, lequel prévoit :

10.(3) Le défaut de communication totale ou partielle d’un document dans les délais prévus par la présente Loi vaut décision de refus de communication.

Par conséquent, le Commissaire à l’information a adopté la norme suivante comme étant la meilleure façon de mesurer l’observation des délais par un ministère : le pourcentage de demandes reçues qui se soldent par une présomption de refus. IC est donc évalué dans la présente fiche de rendement en fonction de la norme de notation suivante :

La partie A du rapport comprend ce qui suit :

• Une analyse des données statistiques.
  Une explication des motifs de la fiche de rendement.
  Une description des étapes prises par la direction pour améliorer le rendement.
  Une série de recommandations pour aider le Ministère.
  

* Cette note correspond uniquement au rendement du Ministère en ce qui concerne le respect des délais d’exécution jusqu’au 30 novembre 2003. Elle ne concerne pas le rendement du Ministère au chapitre de l’application des exceptions. En général, IC applique les dispositions d’exception de la Loi de façon professionnelle et avec retenue.

On trouve en annexe au présent rapport (Partie B) les divers questionnaires et réponses sur lesquels la notation, les observations et les recommandations présentées ici sont fondées.

Les graphiques font état de l'arriéré des demandes d'IC.

Au début de l'exercice 2002-2003, le bureau de l'AIPRP d'IC, aussi connu sous le titre d’Administration des droits à l’information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) avait 44 demandes en suspens déjà en présomption d’un refus. En 2003-2004, il y a eu une augmentation de l’arriéré au début de l’année en ce qui concerne les demandes en suspens dont 119 étaient en présomption de refus.

En raison des 466 nouvelles demandes reçues pour l’exercice 2002-2003 et des 324 nouvelles demandes reçues en 2003-2004 jusqu’au 30 novembre, la tendance à une augmentation de l’arriéré des demandes en présomption de refus au début de l’année représente un fardeau pour l’ADIPRP. Mises à part les considérations relatives à la non-conformité, cet arriéré doit être éliminé.

Le temps consacré aux nouvelles demandes dénote toutefois certains efforts positifs pour éliminer l’arriéré. Néanmoins, le nombre de demandes non traitées dans les délais est trop élevé particulièrement par rapport à celles traitées selon les délais prévus par la Loi.

En 2002-2003 les délais de traitement de 57 demandes qui ont été terminées au-delà du délai de 30 jours prévu par la Loi sans qu’une prorogation de délai ait été demandée se répartissent ainsi :

• (52,6 %) ont exigé de 1 à 30 jours de plus
• (15,8 %) ont exigé de 31 à 60 jours de plus
• (8,8 %) ont exigé de 61 à 90 jours de plus
• (22,8 %) ont exigé plus de 90 jours supplémentaires

Du 1^er avril au 30 novembre 2003, le nombre de jours supplémentaires nécessaires pour le traitement de 23 nouvelles demandes dont le délai n’a pas été prorogé se répartissent ainsi :

• (73,9 %) ont exigé de 1 à 30 jours de plus
• (8,7 %) ont exigé de 31 à 60 jours de plus
• (13,0 %) ont exigé de 61 à 90 jours de plus
• ( 4,3 %) ont exigé plus de 90 jours supplémentaires

Dans le cas des prorogations qui n’ont plus été respectées, les retards suivants se sont produits.

En 2002-2003, des 131 demandes de prorogation, 35 (26,7 %) ont dépassé le nouveau délai comme suit :

• (57,1 %) ont exigé de 1 à 30 jours de plus
• (11,4 %) ont exigé de 31 à 60 jours de plus
• (5,7 %) ont exigé de 61 à 90 jours de plus
• (25,7 %) ont exigé plus de 90 jours supplémentaires

Des demandes terminées reçues du 1^er avril au 30 novembre 2003, il y a eu 125 prorogations, dont dix d’entre elles (soit 8 %) ont dépassé le nouveau délai comme suit :

• (60 %) ont exigé de 1 à 30 jours de plus
• (20 %) ont exigé de 31 à 60 jours de plus
• (10 %) ont exigé de 61 à 90 jours supplémentaires
• (10 %) ont exigé plus de 90 jours supplémentaires

Au 30 novembre 2003, 48 nouvelles demandes non terminées sont en présomption de refus. On ne sait pas combien de temps ces demandes en suspens sont demeurées intraitées après le délai prévu par la Loi.

En 2002-2003, le Commissariat à l’information a reçu 21 plaintes de présomptions de refus contre IC, dont 20 (95 %) des plaintes terminées ont été accueillies (réglées).

Du 1^er avril au 30 novembre 2003, le Commissariat à l’information a reçu 10 plaintes de présomption de refus, dont deux ont été interrompues et trois autres annulées. Les trois plaintes dont le dossier est clos ont toutes été accueillies (réglées).

Le traitement des demandes d’accès relève de l’ADIPRP sous la supervision de la directrice. Le bureau est également responsable du traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, le bureau de l’AIPRP d’IC (ADIPRP) donne des conseils généraux et s’occupe de l’aspect administratif des demandes d’accès à l’information reçues par le conseiller en éthique, sous forme de suivi des dossiers et de correspondance.

Au début de la période visée par le rapport, l’ADIPRP comprenait 13 employés, y compris la directrice. Ce nombre est passé à 15 en août 2003. L’effectif actuel comprend sept conseillers de l’AIPRP expérimentés, trois analystes occupant des postes de développement et d’autres postes qui ne sont pas administratifs ainsi que deux postes de soutien administratif, qui consacrent tous leur travail à l’AI. Il y a actuellement cinq postes vacants. Au cours des trois dernières années, l’ADIPRP a toujours eu des postes à doter. On a essayé de doter les postes vacants par l’entremise de détachements, d’affectations et de concours. De plus, on a eu recours à des consultants lorsque le budget le permettait.

Le budget salarial de l’ADIPRP pour 2003-2004 s’élève à 700 000 $ pour 15 employés à temps plein (ETP). Le budget de 2002-2003 s’élevait à 511 482 $ pour 11 personnes, et celui de 2001-2002, 410 774 $ pour neuf années-personnes.

Le budget de fonctionnement de l’ADIPRP 2003-2004 s’élève à 206 327 $. En 2002-2003, le budget s’élevait à 286 404 $, et, en 2001-2002, à 198 176 $.

On a prévu un budget entre 10 000 $ et 15 000 $ annuellement pour la formation du personnel de l’AIPRP. La directrice ainsi que le conseiller juridique ont offert de la formation aux organismes ministériels, et les coûts ont été intégrés au budget de fonctionnement de l’ADIPRP. La directrice a également animé des séances d’information personnalisées sur l’AIPRP à l’intention des cadres du Ministère.

Le délai de 30 jours prévu par la Loi sur l’accès à l’information laisse 20 jours ouvrables pour le traitement des demandes d’accès lorsqu’une prorogation n’est pas demandée. Les délais de traitement prévus actuellement par IC sont décrits ci-dessous. Le modèle de traitement est conforme au délai prévu par la Loi et permet 22 jours ouvrables pour répondre à une demande (sans prorogation).

On a rédigé la présente fiche de rendement en raison du nombre de plaintes reçues jusqu’à la période visée et du nombre de demandes en présomption de refus relevés par le Ministère. La situation en est arrivée au point où le Commissaire à l’information a lui-même présenté un dossier de plainte portant sur 111 demandes en présomption de refus à la fin de l’exercice 2002-2003. Un certain nombre de facteurs semblent contribuer au problème de retard d’IC.

La présente fiche de rendement est fondée sur les cas en présomption de refus qui existaient pendant la période allant du 1^er avril au 30 novembre 2003. Toutefois, le problème des retards et des présomptions de refus préoccupent Industrie Canada, et, dans le but de déterminer et d’améliorer le rendement du Ministère, on a procédé à une vérification ministérielle en septembre 2002. IC s’est attaché à certaines des observations et a commencé à appliquer un certain nombre de recommandations contenues dans la vérification pour améliorer sa conformité avec les délais prévus par la Loi. Par exemple, le financement supplémentaire des ressources a été approuvé, et la dotation est en voie d’être achevée. On a mis à niveau certains outils et équipements électroniques de l’AIPRP pour aider les employés de l’ADIPRP à assumer leurs obligations. IC a déjà remarqué des améliorations dans le traitement des dossiers à la suite de la restructuration gouvernementale qui s’est déroulée l’automne dernier. Toutefois, la comparaison des données statistiques sur les présomptions de refus contenues dans le Questionnaire d’auto-vérification préalable à l’entrevue (section B II) montre qu’il y a encore du travail à faire.

Le processus d’accès comprend un certain nombre d’étapes au sein de l’ADIPRP, qui compte des employés dévoués. Le programme est appuyé par des processus automatisés qui améliorent l’efficience et fournissent les outils nécessaires pour la mesure du rendement et la rédaction des rapports. Toutefois, même si la charge de travail a considérablement augmenté, les ressources de l’AIPRP sont demeurées les mêmes. Comme on l’a souligné dans la vérification, une comparaison de la charge de travail de chacun des ministères a révélé que la charge de travail relative à l’AIPRP à IC est pratiquement le double de celle d’autres ministères examinés.

Le traitement d’un grand nombre de demandes comprend énormément de consultations avec des tiers et, en raison de la nature du Ministère, il y a habituellement de nombreuses tierces parties concernées. L’importante charge de travail de chacun des conseillers impose un fardeau considérable au nombre restreint de conseillers expérimentés qui doivent procéder aux consultations selon les délais prévus par la Loi. Malgré les prorogations possibles, il y a souvent tellement de chevauchement entre les dossiers traités que les étapes clés individuelles ne sont pas atteintes. La dotation prévue devrait être terminée en avril 2004.

La vérification a fait ressortir le fardeau que cette charge excessive de travail représente, et la nécessité d’affecter des ressources supplémentaires correspond à l’une des principales recommandations. Deux postes supplémentaires ont été autorisés en août 2003. On déploie actuellement des efforts pour doter ces postes ainsi que les trois postes déjà vacants, d’une durée indéterminée, comme on l’a mentionné précédemment.

Les dossiers de routine sont traités et approuvés par l’ADIPRP. Le tableau des étapes clés du Ministère montre que, lorsqu’un dossier, jugé pertinent pour le cabinet du Ministre, a été traité, il est envoyé à l’avocat général principal ainsi qu’au cabinet du Ministre à titre d’information. Le tableau montre que cet examen peut exiger sept jours. Toutefois, au cours des quatre dernières années, certains dossiers sont demeurés à cette étape pendant trois mois. Il est bon de préciser que, avec l’arrivée de la nouvelle Ministre, le nombre de dossiers de ce genre a diminué énormément, et le délai d’exécution de sept jours est maintenant respecté.

Il est nécessaire d’insister auprès de tous les niveaux hiérarchiques pour que les délais décrits dans les étapes clés du Ministère soient respectés et que le Ministère puisse améliorer son rendement au chapitre des présomptions de refus.

L’ordonnance de délégation des pouvoirs d’IC établit les pouvoirs et le processus concernant les recommandations et les décisions des demandes d’accès. Cette ordonnance est actuellement révisée en raison de la réorganisation du bureau du conseiller en éthique, ce qui devrait avoir peu d’incidence directe sur le bureau de l’AIPRP. L’ordonnance de délégation des pouvoirs actuelle et nouvelle prévoit la délégation de tous les pouvoirs à la directrice de l’ADIPRP.

La directrice souligne que la consultation avec la Direction générale des communications est effectuée en parallèle avec le traitement de la demande, un avis étant envoyé à la DGCM tôt dans le processus, c’est-à-dire avant que le dossier ne soit envoyé au cabinet du Ministre. Même s’il s’agit d’un processus officiel, des indications portent à croire qu’au cours des deux dernières années en particulier, le cabinet du Ministre a déployé beaucoup d’efforts dans le processus d’examen d’approbation. Les démarches entreprises pour mettre en lumière les retards dans le traitement des dossiers ont eu apparemment peu d’incidence et ont énormément contribué à l’augmentation des dossiers en présomption de refus à tout le moins pour le début de la période visée par le présent rapport. Grâce aux changements à l’approche ministérielle et le respect qui en a découlé du processus officiel modifié, on a remarqué des améliorations positives, et tout porte à croire que la situation continuera de s’améliorer l’an prochain.

Les BPR doivent chercher et récupérer des dossiers pour répondre aux demandes d’accès. Ils doivent fournir des dossiers à l’ADIPRP dans un délai de cinq à huit jours ouvrables. La directrice de l’ADIPRP estime que la livraison des dossiers des BPR a une incidence sur le piètre rendement global au chapitre du respect des délais prévus par la Loi. On ne dispose pas de suffisamment de données pour évaluer objectivement cette situation. Le Groupe d’études de l’accès à l’information a recommandé dans son rapport intitulé Accès à l’information : comment mieux servir les Canadiens d’inclure les responsabilités liées à l’accès à l’information et à la gestion de l’information aux descriptions de poste des cadres et des gestionnaires.

Pour que les BPR effectuent leur partie du processus d’accès, ils doivent avoir continuellement accès à la formation sur l’AAI et sur les procédures documentées, y compris les échéanciers. Le personnel de l’ADIPRP doit se tenir au courant des faits nouveaux sur l’interprétation de la Loi sur l’accès à l’information. Le personnel de l’AIPRP a la possibilité d’assister à diverses séances de formation et d’information fournies par le secteur privé et le Conseil du Trésor ainsi que dans le cadre d’activités organisées annuellement par l’ACAP. Le bureau de l’ADIPRP est composé d’équipes, dans lesquelles les employés inexpérimentés sont jumelés à des conseillers principaux (chefs d’équipe). Le chef d’équipe devient l’entraîneur et le conseiller qui vient en aide aux membres de l’équipe en ce qui concerne le perfectionnement et la formation, notamment sur l’application de la Loi et la connaissance du Ministère. Même s’il s’agit d’un exercice continu, il faut en moyenne de 12 à 18 mois environ pour qu’un nouvel employé en vienne à bien connaître Industrie Canada. Toutefois, le nombre élevé d’analystes inexpérimentés force la directrice à s’assurer que les employés de l’ADIPRP ont le niveau de connaissances approprié et les outils nécessaires pour faire leur travail et s’acquitter de leurs obligations.

Les BPR s’attendent à un soutien solide de l’ADIPRP au chapitre de la formation pour comprendre précisément la nature des responsabilités que leur confère la Loi sur l’accès à l’information, particulièrement en ce qui concerne les échéanciers et les prorogations. De plus, les BPR ont besoin de renseignements sur les procédures ainsi que de directives sur la façon d’assumer les tâches qui leur sont déléguées dans le cadre du processus visant à répondre aux demandes d’accès. L’ADIPRP a produit un guide de l’utilisateur à l’intention des BPR sur la Loi sur l’accès à l’information. L’ADIPRP a simplifié et résumé son guide de l’utilisateur en des lignes directrices pratiques, qui sont fournies aux BPR avec chaque demande. Ces lignes directrices offrent des conseils utiles et pratiques sur les responsabilités et la façon de répondre aux demandes d’accès.

L’ADIPRP est mieux placée pour relever les priorités et les besoins en matière de formation. Elle comprend l’ampleur des connaissances qu’ont les BPR sur la Loi sur l’accès à l’information parce qu’elle intervient dans la demande d’accès, notamment pour les raisons des présomptions du refus. Le bureau est au courant des plaintes au sujet des problèmes concernant le respect des exigences de la Loi ainsi que des questions ministérielles qui peuvent avoir une incidence sur la Loi. La formation sur l’ADIPRP est fournie sur demande et dans le cadre de séances générales. Lorsque tous les employés de l’ADIPRP auront été embauchés, on rédigera un plan national de sensibilisation et de formation sur l’ADIPRP à l’intention des cadres du Ministère.

L’ADIPRP devrait également élaborer un plan de formation pour son personnel du bureau. Le plan pourrait être fondé sur une évaluation des exigences de travail de l’ADIPRP concernant les demandes d’accès et les plaintes du Commissaire à l’information du Canada pour relever les lacunes au chapitre des compétences. Les chefs d’équipe de l’ADIPRP assument plus de responsabilités concernant la formation des membres de leur équipe. Dans l’ensemble, les approches et structures ministérielles relatives à l’AIPRP demeurent simples et sont partagées avec les employés de l’ADIPRP. Chaque employé doit préparer son propre plan de formation conjointement avec la directrice et le chef d’équipe.

La nature de la fonction d’Industrie Canada et les demandes d’accès qui en découlent exigent de nombreuses consultations avec d’autres ministères et tierces parties. Tout au long du traitement de bon nombre de ces demandes, la directrice a affirmé qu’on utilisait autant que possible un mécanisme de consultation officieux. En raison du volume élevé de demandes et du grand nombre de consultations nécessaires, elle estime que cela permet à son bureau d’assumer ses obligations de réponse tout en gérant de façon plus efficace le volume de travail. Le processus de consultation, particulièrement en ce qu’il touche les tierces parties, est clairement décrit dans la Loi et ne permet aucun écart. À l’heure actuelle, le processus officieux semble ne pas fonctionner lorsque la tierce partie ne répond pas en temps opportun ou n’est pas d’accord avec la divulgation de l’information. Dans bien des cas, il faut entamer des consultations officielles conformément aux dispositions de la Loi. En plus de dépasser la date d’échéance initiale, on dépasse alors également la date limite de toute prorogation.

Le processus de consultation va de pair avec les demandes de prorogation, qui permettent aux ministères d’effectuer les consultations nécessaires avec des tierces parties et d’autres ministères ou organismes gouvernementaux au besoin. Lorsque ces prorogations sont accordées, il faut suivre les échéanciers et les dates d’échéance pour s’assurer de leur respect. Le logiciel ATIPflow, système de suivi utilisé par la plupart des ministères et IC, est un système de suivi assez exhaustif, mais il faut faire la vérification au fur et à mesure. Même si l’on estime que la charge de travail au cours des dernières années a eu beaucoup d’incidence sur les niveaux d’expérience du personnel de l’AIPRP, la directrice doit s’assurer non seulement que les analystes reçoivent la formation sur les systèmes à leur disposition, mais également qu’ils respectent les délais.

La directrice des AIPRP travaille depuis un an à améliorer la dotation et la compréhension par le Ministère des exigences de la Loi. L’augmentation de l’effectif a été approuvée, et des mesures sont en cours pour doter les postes vacants qui ont été créés. Le Ministère consacre davantage de ressources financières à la dotation de l’ADIPRP.

D’autres changements sont en cours ou planifiés et devraient améliorer le rendement et réduire le nombre de demandes d’accès en présomption de refus. Jusqu’à présent, l’ADIPRP a préparé des lignes directrices sur l’AAI, qui devraient améliorer la constance, favoriser le respect des politiques en matière d’AAI à IC et accélérer le programme d’apprentissage des nouveaux employés et des BPR.

Un certain nombre d’institutions ont obtenu la note F (signal rouge) en raison du rapport entre les nouvelles demandes d’accès et les présomptions de refus. Grâce à un engagement délibéré, à des mesures bien planifiées et bien exécutées et selon un échéancier court de deux ans, d’autres ont atteint une bonne conformité ou une conformité idéale. Compte tenu de ces possibilités, les recommandations suivantes se dégagent de l’examen :

1. Il incombe directement à la directrice de l’AIPRP de veiller au respect de la Loi sur l’accès à l’information, et celle-ci devrait jouer un rôle de premier plan dans l’instauration d’une culture de respect de la Loi dans tout le Ministère.  Un tel rôle suppose le soutien et l’approbation indéfectibles de la Ministre et du sous-ministre. On peut notamment s’engager à respecter les délais prévus par la Loi grâce au soutien de la haute direction dans l’élaboration et le contrôle de plans d’amélioration de l’AAI.
   
2. On devrait instaurer la présentation de rapports de routine sur le temps planifié par rapport au temps réel pris pour le traitement des demandes d’accès et sur l’état des mesures prises pour réduire les demandes en présomption de refus. Ces rapports offriront à la haute direction, aux BPR et à l’ADIPRP les renseignements dont ils ont besoin pour évaluer le taux de conformité avec les délais prévus par la Loi et exigés du Ministère pour le traitement des demandes d’accès.
3. L’ADIPRP devrait élaborer un plan de formation de l’AAI pour 2004-2005 à l’intention des BPR et du personnel de l’ADIPRP et ajouter le guide de l’utilisateur à la formation offerte aux BPR.
4. La Ministre devrait demander par écrit à la directrice de l’AIPRP d’exercer son pouvoir de délégation pour répondre aux demandes, que le processus d’approbation soit terminé ou non.
5. Le processus d’approbation devrait être vérifié pour que l’on élimine les étapes qui n’ajoutent rien au processus, particulièrement la répartition du temps dans le cadre de l’examen effectué par la Direction générale des communications et le cabinet de la Ministre. On devrait également vérifier l’ordonnance de délégation des pouvoirs pour déterminer si d’autres pouvoirs devraient être conférés aux fins de l’ADIPRP.
6. Les raisons précises des demandes en présomption de refus du 1^er avril au 30 novembre 2003 devraient être relevées, et des mesures correctives devraient être élaborées au cours des années à venir pour qu’elles soient intégrées au plan d’amélioration de l’AAI.
7. On devrait mettre en œuvre une structure plus stricte en vertu de laquelle les périodes de prorogation devraient être respectées; la structure devrait aussi comprendre un système d’accélération du processus lorsque les dates d’échéance approchent et qu’aucune réponse n’a été reçue.
8. La façon dont les consultations sont effectuées, particulièrement celles concernant des tierces parties, doit être réexaminée afin que l’on respecte les principes de la Loi sur l’accès à l’information et que l’on respecte les droits législatifs des tierces parties.

« Le Ministre et moi appuyons entièrement le programme d’accès à l’information d’Industrie Canada et notre objectif commun est de veiller à ce qu’Industrie Canada améliore les délais de réponse aux demandes qu’elle reçoit dans le cadre de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Industrie Canada reconnaît les obligations qui lui incombent en vertu de la Loi, et les prend au sérieux, et par conséquent, déploie tous les efforts possibles en vue d’améliorer les délais de réponse du ministère afin de se conformer à la Loi. En fait, le ministère a déjà mis en place plusieurs mesures qui ont contribué à améliorer considérablement le niveau de conformité de celui-ci. Il a entre autres augmenté les ressources dont dispose le bureau de l’AIPRP, rationalisé certains processus et donné des séances d’information supplémentaires aux fonctionnaires du ministère.

Soyez assurés qu’Industrie Canada examinera soigneusement vos recommandations et en tiendra compte. Comme je l’ai indiqué ci-dessus, plusieurs de ces recommandations ont été mises en œuvre. Nous serons heureux de vous fournir une réponse plus détaillée au sujet des recommandations et des mesures que le ministère prendra. »