Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

En janvier 1999, le Commissariat à l’information a publié la première fiche de rendement concernant la conformité du ministère de la Défense nationale (MDN) avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Cette fiche de rendement attribuait au Ministère la note F (signal rouge) qui correspond à un rapport de 69,6 % entre les demandes reçues et les présomptions de refus concernant les demandes d’accès reçues du 1^er avril au 30 novembre 1998. Le rapport comprenait un certain nombre de recommandations sur des mesures que le Ministère devrait prendre pour réduire le nombre de demandes en présomption de refus.

Du 1^er avril au 30 novembre 1999, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes d’accès était passé à 38,9 %, mais correspondait toujours à la note F.

En janvier 2001, pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2000, le Ministère a obtenu la note D correspondant à un rapport de 17 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus. Ce rapport mentionnait que la tendance était à la réduction constante du nombre de demandes d’accès qui font l’objet d’une présomption de refus.

Le MDN a continué d’améliorer son rendement sur le plan des délais prescrits par la Loi et a obtenu la note C grâce à un rapport de 11,8 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2001. Toutefois, cette amélioration n’a pas été maintenue durant tout l’exercice. Même si la note est demeurée à C durant l’exercice 2001-2002, le rapport final de 12,7 % représente une légère baisse.

Pour la période visée par le rapport de 2002-2003, le Ministère a atteint un rapport de 9,1 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus correspondant à la note B, ce rapport ayant augmenté à 12,7 % pour l’exercice en entier, ce qui correspond à la note C.

Le Ministère continue de déployer des efforts pour atteindre une conformité idéale dans les cas de présomptions de refus. Même si le Ministère a conservé la note B, le pourcentage réel s’est amélioré pendant cette période visée par le rapport. Pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2003, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus est passé à 6,3 %, comparativement à 9,1 % l’an passé. Cette amélioration est attribuable aux efforts déployés par le MDN pour réduire autant que possible le nombre de demandes en présomption de refus surtout lorsqu’on tient compte du nombre croissant de

demandes et du nombre de dossiers traités qui en résulte. Les graphiques cidessus font état des statistiques des trois dernières années à cet égard.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 9,1 %, soit la note B.

Même si l’on a effectué un examen sur la cause profonde des retards, on s’est principalement consacré, au début de l’année, à l’élimination de l’arriéré des réponses en suspens. On a pris cette décision en sachant que le nombre de présomptions de refus pourrait être important cette année. En plus de l’élimination de l’arriéré, un meilleur contrôle des cas en cours a permis également de réduire le nombre de présomptions de refus. De plus, les employés n’ont pas eu besoin de faire des heures supplémentaires pour atteindre cet objectif.

Même s’il a contribué à l’amélioration du rendement, l’accent mis sur l’arriéré n’est pas le seul facteur. Une meilleure gestion grâce à un partage accru des responsabilités avec le coordonnateur adjoint et chef de l’exploitation a eu une grande incidence. Une meilleure utilisation des outils de gestion disponibles et une meilleure compréhension de leurs capacités se sont révélées inestimables, particulièrement le logiciel ATIPflow et ses mécanismes d’établissement de rapport.

L’augmentation de la formation et du perfectionnement du personnel du DAIPRP et des employés du MDN et des membres des FC représente un autre facteur. La formation a lieu à l’interne et à l’extérieur. Par le passé, la formation à l’extérieur était limitée en fonction des dépenses par base/unité. Pour améliorer les possibilités et les connaissances, la Direction de l’AIPRP a absorbé les coûts de formation ce qui a permis d’accroître le nombre de participants, d’améliorer les communications avec les unités de l’extérieur et réduire les délais d’exécution à l’égard des dossiers demandés.

La stabilité des ressources humaines a amélioré la dynamique de la division. Les activités faisant la promotion du travail d’équipe, y compris les activités sociales, se sont révélées de précieux outils pour améliorer le moral et le rendement global en ce qui concerne le respect des délais.

Une diminution du recours aux employés contractuels et aux consultants a permis la création de trois postes supplémentaires. Même si cette mesure a eu une incidence à court terme sur le niveau d’expertise global, elle devrait créer d’énormes avantages à long terme.

Même si, ensemble, tous ces facteurs ont mené à un lieu de travail plus productif et plus efficient ainsi qu’à un ministère plus sensible aux besoins, l’utilisation du logiciel ATIPimage dans le cadre du processus semble avoir été le facteur qui a eu la plus grande incidence. Cette application a eu des répercussions positives sur les délais de traitement, les coûts en matériel ainsi que l’analyse des dossiers.

Une augmentation du nombre de demandes officieuses, plus de 322 jusqu’à présent, a eu des répercussions sur la charge de travail, et les améliorations apportées dans le traitement de ces cas n’a pas eu d’incidence sur la situation en général. Encore une fois, les améliorations technologiques ont permis une exécution en temps opportun et rentable. La copie des dossiers demandés sur CD a permis de réduire les exigences liées aux copies papier, le temps consacré aux photocopieurs et les frais de postes, tous ces éléments faisant partie du concept de travail plus intelligent.

4. OBJECTIFS POUR 2004-2005 ET AUTRES RECOMMANDATIONS

Le Ministère continue d’examiner sa structure, ses outils et ses procédures pour appuyer la réduction des demandes d’accès en situation de présomption de refus et pour atteindre une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. On prévoit une meilleure gestion des cas, une meilleure utilisation des consultations et des prorogations au besoin. Même si l’on ne prévoit aucun changement important pour les deux prochaines années, le processus global fait l’objet d’un examen constant, y compris l’élaboration des normes de rendement.

On encourage le MDN à continuer de déployer ses efforts pour maintenir la note A et à se donner pour objectif en 2004-2005 d’atteindre un rapport entre les demandes et les présomptions de refus de 5 ou moins.

Le MDN continue d’élargir son utilisation du site Web pour offrir un accès aux dossiers diffusés et à tout autre matériel qui peut être diffusé de façon proactive et continue de relever et d’analyser des situations où les dossiers peuvent être fournis de façon routinière plutôt que par l’entremise d’une demande visée par la Loi sur l’accès à l’information. On encourage le Ministère à poursuivre son examen pour offrir un meilleur accès aux clients par l’entremise de procédures officieuses plutôt que du recours au processus d’accès officiel prévu par la Loi.

Dans le rapport d’étape de janvier 2003, des recommandations ont été soumises au MDN à propos de l’objectif visant à maintenir une conformité idéale avec les délais visés par la Loi. La mesure prise pour donner suite à chaque recommandation est décrite ci-dessous après le texte de la recommandation.

Mesure prise : Même si l’objectif n’a pas été tout à fait atteint, le MDN a amélioré son rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues de trois points de pourcentage, ce qui dénote des efforts positifs pour atteindre la conformité idéale.

Mesure prise : Tous les aspects du fonctionnement de la Direction de l’AIPRP ont été examinés dans l’optique d’une amélioration du respect des délais. L’embauche de nouveaux employés pour combler des ressources manquantes, la délégation des responsabilités en matière de gestion, l’accent mis sur l’élimination de l’arriéré des demandes ainsi que de nombreuses mesures déjà mentionnées ont beaucoup aidé l’organisation à améliorer sa fiche pendant la période visée par le rapport. On a également examiné l’information linéaire et le processus d’examen pour procéder à une rationalisation; toutefois, on n’a pas jugé que les fonctions postérieures à l’examen avaient une incidence importante sur le délai d’exécution global. Les examens aux échelons supérieurs deviennent rapidement périmés en moins de 48 heures, et ne sont faits qu’à des fins d’information.

« Je suis très heureux de constater que nous avons conservé un B et réduit notre taux de refus de 3 %.

Comme vous l’avez signalé dans votre rapport, le MDN a fait des efforts considérables pour se conformer aux délais imposés par la Loi. Nous continuerons de viser l’amélioration continue de notre rendement, ayant pour objectif d’avoir un taux de présomption de refus de 5 % ou moins.

Vous nous avez également recommandé que nous continuions de chercher des méthodes en vue d’améliorer l’accès officiel à l’information pour le public. Nous travaillons activement afin d’élargir la portée de notre accès non officiel et prévoyons d’avoir un plan de travail en place d’ici la fin de l’exercice de 2004-2005. »