Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003, le présent rapport d’étape examine les progrès réalisés par le BCP pour respecter les délais visés par Loi sur l’accès à l’information, y compris l’état des recommandations formulées dans le rapport d’étape émis en janvier 2003.

Le Bureau du Conseil privé (BCP) est l’un des premiers ministères à avoir obtenu la note A pour les efforts qu’il a déployés pour respecter les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Le présent rapport de suivi a pour objectif de déterminer si le BCP a réussi à maintenir cette note.

La fiche de rendement de 1999 a accordé au BCP une note F (signal rouge) en raison d’un rapport de 38,9 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues du 1^er avril au 30 novembre 1998. Pour la durée totale de l’exercice 1998-1999, ce rapport était de 47,1 %.

Dans l’examen de l’année suivante, on a signalé que, dans le cas des demandes reçues du 1^er avril au 30 novembre 1999, le rapport s’est amélioré de façon remarquable, chutant à 3,6 %, ce qui a valu au Ministère la note A.

Ce rendement n’a pas été maintenu durant l’exercice 2001-2002. Au cours de l’exercice 2001-2002, le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes a augmenté pour passer à 28,4 % (note F).

Pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2002, ce rapport a diminué à 17,5 % (note D), ce qui correspond à une conformité inférieure à la norme avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Ce rapport a augmenté à 21,9 %, ce qui correspond à la note F, pour tout l’exercice 2002-2003.

Le rapport statistique du BCP tient compte d’améliorations importantes de la fiche de l’établissement. Du 1^er avril au 30 novembre 2003, le BCP a obtenu un rapport de 3,8 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus, ce qui correspond à la note A. Il s’agit d’une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 12,8 %, soit la note C.

Le coordonnateur attribue en grande part de l’amélioration à deux secteurs en particuliers : l’augmentation des ressources à 18 AP, comparativement aux 12 à 16 postes permanents précédents, et l’instauration au cours de l’année dernière de rapports hebdomadaires plus exhaustifs. Grâce à cet ajout de ressources, même si le nombre de demandes a connu une hausse, 266 par rapport à 240 pour la même période, un meilleur rapport entre le personnel de soutien et les analystes a beaucoup diminué le fardeau administratif imposé aux analystes, ce qui leur a permis d’être plus productifs en ce qui concerne le traitement de ces demandes. Le rapport a également permis à la haute direction d’être mieux informée de la charge de travail et de tout problème lié à la conformité qui en a découlé.

Même s’il s’agissait d’une recommandation de l’an dernier, aucun plan d’amélioration officiel n’a été élaboré. Toutefois, grâce à des outils de rapport plus descriptifs élaborés en collaboration avec Privisoft, on a pu améliorer le logiciel ATIPflow, qui a permis au gestionnaire d’être mieux informés des activités continues pendant le processus avant que la demande ne soit en présomption de refus.

La coordonnatrice est toujours d’avis que l’approbation par la haute direction du matériel diffusé ne retarde pas le processus. Elle est d’avis que le temps accordé aux BPR pour le processus d’accès est dépassé et constitue la principale cause des demandes d’accès qui sont en situation de présomption de refus. Le roulement de personnel des BPR en est en partie la cause. Toutefois, pour aider davantage les BPR, le guide de l’utilisateur exhaustif « L’accès à l’information au Bureau du Conseil privé » est accessible en ligne ainsi que sur copie papier. Même si on ne peut chiffrer les améliorations, on estime que cela a aidé le BCP à atteindre le niveau de conformité auquel il est parvenu.

On encourage le BCP à maintenir une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. On encourage le BCP à se fixer pour objectif un rapport de 5 % ou moins entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes pour 2004-2005.

Le plan général d’amélioration de l’AAI est un élément essentiel d’une stratégie qui vise la conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Ce plan devrait cerner les sources de retard spécifiques et comprendre des objectifs, des tâches, des produits livrables, des étapes clés et des responsabilités permettant une conformité idéale. Des efforts non coordonnés visant à réduire le nombre de demandes en présomption de refus ne sont vraisemblablement pas aussi efficaces qu’un groupe de mesures intégrées établies à la suite d’une analyse de la situation.

Le BCP affirme que le processus d’accès de trois étapes de la participation des BPR n’a aucune incidence importante sur les retards au chapitre du délai d’exécution des demandes. Néanmoins, ce processus en trois étapes auquel participent les BPR semble alourdir le processus d’accès du BCP. Pendant l’examen final, le BPR autorise la divulgation d’information et les exceptions obligatoires.

En janvier 2003, des recommandations ont été formulées au BCP à propos des mesures visant à atteindre une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. La mesure prise pour donner suite à chaque recommandation est décrite ci-dessous après le texte de la recommandation.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 1 : Le BCP a atteint un rapport de 3,8 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues, ce qui correspond à une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation 2 : On a créé un processus d’établissement de rapport amélioré pour permettre aux gestionnaires et aux analystes de mieux gérer les demandes continues et tenir au strict minimum les présomptions de refus.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 3 : Le BCP maintient un processus d’accès en trois étapes avec les BPR. Toutefois, la coordonnatrice estime que, grâce à une meilleure formation et à des documents de référence accessibles en ligne, les examens secondaires ne semblent pas alourdir le processus global visant le respect des délais d’exécution.

On fournit maintenant chaque semaine un rapport plus exhaustif à la haute direction afin qu’elle soit mieux informée de la charge de travail et des problèmes de conformité.

« Vous avez souligné que le BPC a amélioré son rendement, ayant obtenu un A pour la période s’échelonnant du 1^er avril au 30 novembre 2003.

Nous sommes heureux de cette cote, particulièrement à la lumière de la charge de travail élevée que le BPC a eue au cours de la dernière année financière. En outre, notre bureau d’AIPRP a reçu 457 demandes durant l’année qui vient de s’écouler et 384 l’année précédente, ce qui représente une augmentation de 19 %.

Je crois que cela traduit l’engagement du BPC envers l’accès à l’information, le travail de qualité de notre personnel affecté au bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, et, de tout le personnel du ministère qui traite les demandes d’accès à l’information.

Soyez assurés que nous déploierons tous les efforts possibles en vue d’atteindre un rendement semblable au cours de la présente année financière. »