Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

En février 2003, le Commissariat à l’information du Canada a émis une fiche de rendement sur la conformité avec les délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). La fiche de rendement contenait un certain nombre de recommandations sur les mesures qui pourraient être prises pour réduire le nombre de demandes en présomption de refus. Dans la fiche de rendement de 2003, le Ministère a reçu la note F (signal rouge), soit un rapport de 26,3 % entre les demandes reçues et les présomptions de refus dans le cas des demandes d’accès reçues du 1er avril au 30 novembre 2002. Ce rapport est passé à 29,9 % pour l’exercice 2002-2003.

Le présent rapport porte sur les progrès réalisés par TPSGC pour atteindre une bonne conformité avec les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport d’étape de janvier 2003. De plus, il contient des renseignements sur l’état de l’application des recommandations formulées dans le présent rapport. TPSGC a accompli un travail remarquable pour se préparer à l’entrevue, en fournissant un rapport exhaustif ainsi que des statistiques répondant à toutes les questions soulevées dans la fiche de rendement précédente.

Le Ministère a fait des améliorations considérables dans un certain nombre de secteurs. Toutes ces initiatives ont mené à un bon délai d’exécution dans les cas de présomptions de refus au cours de la dernière année, de sorte que le Ministère a atteint une conformité à la limite avec les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information. Le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus a été ramené à 14,6 % du 1er avril au 30 novembre 2003, soit la note C.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui étaient déjà considérées comme une présomption de refus le 1er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 10,6 %, soit la note C.

Il reste un certain nombre de problèmes qui empêchent TPSGC d’atteindre une « conformité idéale » en ce qui a trait au rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes. Même s’ils ne sont pas aussi longs que par les années passées, les délais d’exécution des BPR sont toujours l’une des causes du retard global. Le tableau qui suit porte sur les réponses pour la période visée par le présent rapport.

Un certain nombre de facteurs ont eu des répercussions positives sur les améliorations accomplies jusqu’à présent :

• Dotation complète des niveaux de ressources approuvés actuellement.
• Gestion plus souple des ressources pour mieux assumer la charge de travail.
• Structure de travail en équipe permettant un meilleur contrôle de la charge de travail.
  
• Accent mis davantage sur le respect des délais avec les tierces parties.
• Meilleure communication au sein du Ministère.
• Meilleure surveillance du processus en général.
• Amélioration de la formation.
• Instauration de rapports aux échelons supérieurs.
  

Pour que ces facteurs puissent avoir une incidence, TPSGC a mis en œuvre un certain nombre de mesures afin de respecter les exigences en matière de conformité comme le recommandait la fiche de rendement de l’an dernier. Elle comprenait notamment un plan d’amélioration de l’AIPRP qui contenait ce qui suit au cours de la période de 2003-2004 :

Rapports hebdomadaires du calendrier.

• On a effectué un certain nombre d’examens du programme de l’AAI pour déterminer les causes profondes de l’état de présomption de refus du Ministère, qui ont permis de relever deux principaux problèmes :

• ressources insuffisantes au sein du programme de l’AAI;

• pénurie à l’échelle du gouvernement de professionnels bien informés et expérimentés.

• On a instauré une politique de dispense des droits.
• Séances de formation et d’information améliorées à l’intention des employés du Ministère et des agents de liaison de l’AAI.
• Élaboration d’un module sur l’AAI dans les cours d’orientation du Ministère à l’intention des employés.

La charge de travail et le rendement de TPSGC pour les trois dernières années sont précisés dans les graphiques suivants :

Malgré toutes les mesures mises en œuvre jusqu’à présent, un certain nombre de problèmes doivent encore être réglés. La direction de l’AIPRP a prévu des améliorations et des mesures supplémentaires pour l’exercice à venir, notamment les suivantes :

• Élaboration plus détaillée de rapports trimestriels du calendrier.
• Amélioration des procédures administratives dans le cas des dépenses de voyage et d’hébergement et des demandes de contrat.
• Mise en œuvre continue du plan de formation accru à l’intention des employés du Ministère.
• On a conclu un nouveau contrat à long terme, car le contrat concurrentiel existant vient à échéance sous peu.
• Examen continu du plan d’amélioration de l’AIPRP.

L’effectif actuel compte 22 ETP répartis en quatre équipes sous la supervision d’un PM5. Malgré le niveau de dotation approuvé pour l’exercice 2001-2002, un examen effectué en 2003 a révélé que, en raison de l’augmentation du nombre de demandes et de la charge de travail associée, la Direction manque de personnel.

Même si l’on a tenu diverses réunions et séances d’information au cours des dernières années, la récupération des dossiers et la réponse des BPR en temps opportun semblent toujours poser problème. Les recommandations formulées l’an dernier s’appliquent donc toujours.

L’an dernier, le Commissariat à l’information a recommandé à TPSGC de se fixer pour objectif de maintenir la note B, qui correspond à une bonne conformité avec les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, le Ministère n’a pas réussi à atteindre cet objectif, mais on l’encourage tout de même à atteindre à tout le moins une bonne conformité avec les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice 2004-2005.

En janvier 2003, des recommandations ont été formulées à TPSGC à propos des mesures visant à réduire le nombre de demandes d’accès en situation de présomption de refus. La mesure prise pour donner suite à chaque recommandation est décrite ci-dessous après le texte de la recommandation.

Mesure prise : On a élaboré un plan d’amélioration de l’AAI exhaustif non seulement pour la période visée par le rapport, mais également pour l’exercice suivant. L’applicabilité et la réalisation des tâches, produits livrables et étapes clés sont continuellement vérifiées et examinées.

Mesure prise : On a élaboré et utilisé un rapport hebdomadaire du calendrier, et on envisage actuellement la publication d’un rapport trimestriel du calendrier des BPR, des agents de liaison de l’AIPRP, etc. pour le début de 2004.

Mesure prise: Le directeur de l’AIPRP possède un plein pouvoir en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. On songe au niveau ministériel à modifier la délégation des pouvoirs pour déléguer des pouvoirs limités aux chefs de l’AIPRP.

Mesure prise : Aucune mesure n’a été prise en ce qui concerne cette recommandation; toutefois, le processus est constamment passé en revue et, grâce à la mise à jour des pouvoirs de délégation, on prévoit une amélioration des délais d’exécution.

Mesure prise : À la suite du rajustement ministériel de novembre 2003, on a rationalisé davantage le processus d’approbation pour réduire le nombre d’étapes d’examen du processus.

Mesure prise : On a élaboré un plan d’amélioration pour 2003-2004 et 20042005 portant sur tous les problèmes relevés dans la fiche de rendement de 2003.

Mesure prise : On a procédé à un examen exhaustif au cours de la dernière année, un certain nombre de problèmes ayant été relevés, y compris le manque de ressources du programme d’AAI ainsi qu’une pénurie à l’échelle du gouvernement de professionnels de l’AIPRP bien informés et expérimentés. On a pris des mesures correctives à la suite de cet examen ou on prévoit les prendre dans un proche avenir.

Mesure prise : On a élaboré un programme de formation exhaustif à l’intention des employés de tous les échelons participant au processus de l’AIPRP. Il comprend notamment des séances de formation et d’information à l’intention des BPR, de divers secteurs de gestion et de direction générale, des séances d’information à l’intention des agents de liaison de l’AIPRP ainsi que des modules sur l’AIPRP pour les cours d’orientation à l’intention des employés. Le module du cours d’orientation des gestionnaires a été instauré au cours de l’exercice 2001-2002.

Mesure prise : Même si cet objectif n’a pas été atteint, on a réalisé des améliorations considérables en atteignant le niveau C pour la période visée par le présent rapport. Le Ministère s’est fixé un taux de respect des délais de 80 % pour l’exercice 2003-2004 et de 90 % pour l’exercice 2004-2005.

Mesure prise : La formation obligatoire fait partie du cours d’orientation à l’intention des gestionnaires du Ministère depuis l’exercice 2001-2002.

Mesure prise : Le contrat concurrentiel à long terme existant prévoit une certaine marge de manœuvre en ce qui concerne les délais prévus par la Loi, particulièrement lorsque le volume des demandes dépasse les prévisions. Ce contrat vient à échéance en septembre 2004 et sera remplacé par un nouveau contrat concurrentiel à long terme.

Mesure prise : On a élaboré et mis en œuvre un politique officielle à ce sujet.

Mesure prise : Toujours à l’étude.

« Je veux vous remercier pour le travail que vous avez accompli. Laissez-moi vous assurer que nous nous engageons à améliorer nos délais de réponse aux demandes d’accès à l’information, et que des mesures seront prises en vue de corriger la situation.

En outre, l’une des décisions prises lors de la réunion du comité de gestion tenue en janvier 2004 a établi l’objectif d’un taux de conformité de 90 pour cent pour l’exercice de 2004-2005 et des ressources supplémentaires ont été allouées à la Direction de l’AIPRP. Nous rationaliserons également la délégation de pouvoir en vue d’inclure les chefs de l’AIPRP dans le processus de prise de décisions, augmenterons les responsabilités de gestion et les activités de production de rapports, et améliorerons la formation donnée à tous les employés en ce qui concerne le processus de traitement des demandes d’accès à l’information.

Soyez assurés que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada poursuit ses efforts en vue de mettre en œuvre vos recommandations et d’atteindre un taux de bonne conformité pour l’exercice de 2004-2005. »

Extrait de l’addresse du sous-ministre en réponse au rapport d’étape