Rapport annuel : 2003-2004

CHAPITRE VII:
RAPPORTS D'ÉTAPE SUR LES CAS DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Rapport d’étape sur les demandes d’accès en présomption de refus

l. CONTEXTE

Depuis plusieurs années, un certain nombre d’établissements ont fait l’objet d’une vérification en raison de leur difficulté chronique à exécuter les demandes dans les délais. Dans son rapport annuel au Parlement de 1996-1997, l’ancien Commissaire à l’information signalait que les délais associés aux demandes d’accès avaient atteint des proportions inacceptables.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante qui est, selon lui, la meilleure façon d’évaluer la conformité d’un ministère avec les délais d’exécution : le pourcentage de demandes reçues en présomption de refus. Tous les ministères vérifiés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

Initialement, six établissements ont fait l’objet de cet examen, et six autres ont été ajoutés depuis, y compris Transports Canada (TC). Le présent rapport porte donc sur l’examen du rendement de Transports Canada du 1^er avril au 30 novembre 2003 ainsi que sur les progrès que le Ministère a réalisés pour atteindre une bonne conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information depuis le dernier rapport. Le présent rapport renferme aussi des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations formulées dans le rapport d’étape de janvier 2003.

Au début de 2000, le Commissariat à l’information a publié une fiche de rendement concernant la conformité de Transports Canada avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Cette fiche de rendement attribuait au Ministère la note F (signal rouge) sur le plan de la conformité avec les délais réglementaires visés par la Loi. Cette note représente un rapport de 30,6 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes d’accès reçues du 1^er avril au 30 novembre 1999.

En janvier 2001, le rapport portait sur les progrès réalisés par le Ministère en 2000 concernant le respect des délais visés par la Loi. Du 1^er avril au 30 novembre 2000, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s’était amélioré, passant à 23,7 %, ce qui correspondait tout de même à la note F.

En janvier 2002, un autre rapport d’étape examinait les progrès réalisés par le Ministère depuis le rapport d’étape de janvier 2001 vers une bonne conformité ou une conformité idéale avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Il faut reconnaître que, à l’époque, le Ministère avait reçu la note C pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2001. Par la suite, cette note a chuté pour passer à D au cours de l’exercice 2001-2002.

Au cours du dernier examen qui a eu lieu en janvier 2003, on a signalé que TC avait reçu une note D, soit une note inférieure à la norme de conformité avec les délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Ce niveau de conformité a continué de chuter, les statistiques finales indiquant un rapport de 29,9 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues au cours de l’exercice 2002-2003.

Le Ministère continue d’éprouver des difficultés à atteindre une bonne conformité dans les cas de présomptions de refus. Le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus reçoit toujours la note D, même s’il s’est légèrement amélioré, pour passer à 17,2 % pour la période du 1^er avril au 30 novembre 2003.

Même s’il s’agit d’une évaluation exacte du rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues pendant la période susmentionnée, on ne tient pas compte des demandes reportées présentées au cours de l’exercice précédent ni du nombre de demandes qui était déjà considérées comme une présomption de refus le 1^er avril. Dans les rapports futurs, ces chiffres seront pris en considération; toutefois, dans le présent rapport, la note obtenue si l’on tient compte de cet ajout n’est fournie qu’à titre d’information. Dans ce cas-là, les résultats du 1^er avril au 30 novembre 2003 correspondraient à 24,4 %, soit la note F.

La structure du Ministère, ou plus précisément les anciennes composantes du Ministère, ont encore un rôle à jouer dans l’exécution de certaines demandes. Au moment où NAVCAN a été créé, un certain nombre d’ententes étaient toujours en vigueur en ce qui concerne le contrôle des dossiers. Malgré l’entente conclue, lorsque le temps est venu d’accéder à certains anciens dossiers du Ministère, la transition a été difficile.

Un très grand nombre de demandes provenant d’un seul demandeur sur des questions uniques complexes ont grugé une part considérable des ressources limitées de la Direction de l’AIPRP au chapitre de la consultation et du travail administratif, pour la simple fonction de l’AIPRP.

Pour tenter d’appliquer certaines des recommandations formulées dans les examens précédents, TC a chargé un consultant d’examiner les processus du Ministère et de présenter des recommandations visant à en améliorer le rendement. Jusqu’à présent, toutes les recommandations ont été appliquées, sauf l’amélioration des ressources humaines. Même si l’étude recommandait un personnel composé de 16 employés, la dotation actuelle est toujours au niveau de 1999-2000, exercice au cours duquel l’unité avait également obtenu la note F.

Malgré les résultats mentionnés ci-dessus, le bureau de l’AIPRP a tenté d’améliorer sa fiche au moyen d’un certain nombre de mesures de formation :

• Ateliers de formation continue et séances de sensibilisation à l’intention des employés du Ministère.
• Ajout d’un module sur l’AIPRP à la séance d’orientation des employés du Ministère avec la participation de la division de l’AIPRP.
• Cours de formation de deux jours offert pendant l’année aux gestionnaires et aux BPR dans toutes les régions et au Groupe Sûreté et sécurité à l’administration centrale.
• Participation continue par les conseillers de l’AIPRP dans le cadre de séances de formation et de séminaires organisés par d’autres ministères et organismes privés.

En plus de la formation qui a déjà eu lieu, d’autres séances sont prévues pour la prochaine année, notamment en janvier et en février. En ce qui concerne les recommandations de l’étude du consultant susmentionnée, on a procédé à un examen des procédures pour améliorer les délais d’exécution, l’accent étant mis sur les principales questions à régler. On en a donc tenu compte pour formuler un certain nombre de recommandations.

En mai 2003, TC a élaboré un plan d’amélioration de l’AAI fondé sur une analyse des demandes d’accès en présomption de refus. Comme ce plan comprenait une recommandation pour modifier la délégation de pouvoirs, les nouvelles procédures devaient entrer en vigueur le 1^er avril 2004.

Pendant la période visée par le rapport, le coordonnateur de l’AIPRP n’avait toujours pas obtenu de délégation de pouvoirs décisionnels en vertu de la Loi sur l’accès à l’information à l’exception de certaines décisions administratives et décisions prises en application des articles 7 et 19. Comme on l’a indiqué l’an dernier, l’expérience révèle que la délégation de pouvoirs décisionnels aux personnes ayant les connaissances nécessaires pour prendre des décisions en vertu de la Loi permet de réduire le délai d’exécution des demandes. D’autres ministères ont délégué des décisions administratives de routine aux agents relevant du coordonnateur.

Le processus d’approbation du Ministère concernant l’exécution d’une demande d’accès continue d’être lourd et a besoin d’être passé en revue. Au cours de l’examen de l’an dernier, des commentaires avaient été formulés au sujet du temps que prenaient diverses régions et divisions pour récupérer des dossiers ainsi que des délais de suivi. Les délais d’exécution se sont un peu améliorés, ce qui a contribué à la faible amélioration globale.

Le tableau 1 montre la mesure dans laquelle une demande de récupération de dossier a été effectuée à temps par la région/direction générale où elle a été envoyée et la consultation interne (approbation) a été effectuée dans les délais. Le tableau 1 révèle également la mesure dans laquelle les autres participants ministériels au processus d’accès ont respecté les délais réglementaires qui leur ont été alloués.

Au cours de l’exercice, bien des événements ont eu pour effet de ramener le niveau de l’effectif de la division de l’AIPRP à celui de 1998. Comme on l’a déjà mentionné, un consultant a effectué une étude de la division et de ses méthodes de travail. L’une des recommandations qui n’a pas encore été mise en œuvre était de créer et de doter des postes supplémentaires pour répondre aux exigences du travail.

En janvier 2003, des recommandations ont été formulées à l’intention de Transports Canada à propos des mesures à prendre pour réduire le nombre de demandes d’accès en présomption de refus. La mesure prise pour donner suite à chaque recommandation est décrite ci-dessous après le texte de la recommandation.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 1 : Le coordonnateur de l’AIPRP n’a pas obtenu de délégation de pouvoir décisionnel en vertu de la Loi sur l’accès à l’information à l’exception de certaines décisions administratives et décisions visées par les articles 7 et 19. Toutefois, au moment de la rédaction du présent rapport, une nouvelle ordonnance de délégation de pouvoirs avait été approuvée.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 2 : On a procédé à une étude pour revoir le processus de traitement des demandes d’accès à l’information afin d’éliminer les dédoublements d’effort ou pour déterminer les étapes du processus qui peuvent être suivies en parallèles et non l’une à la suite de l’autre. En mai 2003, TC a élaboré un plan d’amélioration de l’AAI fondé sur une analyse des demandes d’accès en présomption de refus. Comme ce plan comportait une recommandation visant à modifier la délégation de pouvoirs, les nouvelles procédures devaient être mises en œuvre le 1^er avril 2004.

La fonction Communications continue de faire partie du processus d’accès comme étape séquentielle. Toutefois, au moment de la rédaction du présent rapport, pour améliorer l’aspect des communications du processus, TC avait instauré des rencontres hebdomadaires entre l’unité de l’AIPRP et les hauts fonctionnaires, y compris des représentants de la Direction générale des communications.

Mesure prise pour donner suite à la recommandation précédente 4 : Le coordonnateur de l’AIPRP a signalé que TC a eu recours à une firme pour revoir la délégation de pouvoirs et formuler des recommandations sur les ressources et les processus d’AIPRP. Au moment de la rédaction du présent rapport, la mise en œuvre de toutes les propositions mises de l’avant a été approuvée dans la mesure où des ressources supplémentaires n’étaient pas nécessaires. Le nouveau processus sera mis en œuvre le 1^er avril 2004.

« Comme vous l’avez indiqué dans votre rapport, durant la période visée, TC a élaboré un plan d’amélioration concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui comprenait la recommandation de modifier la délégation de pouvoir. Je suis heureux de pouvoir déclarer que ce plan a été mis en œuvre, comme prévu, le 1^er avril 2004, et que le coordonnateur de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels est dorénavant entièrement responsable de l’approbation des exceptions aux termes de la Loi. De plus, l’autorité pour ce qui est des décisions administratives courantes a été déléguée aux postes d’analyste principal.

En outre, lors de la mise en œuvre du plan d’amélioration, certains processus ont été supprimés et d’autres sont désormais menés parallèlement plutôt que séquentiellement. Nous continuerons de surveiller ces processus au cours de la prochaine année pour veiller à ce que les meilleures pratiques soient en place.

Malgré les pressions et les priorités concurrentes, nous tiendrons compte de votre recommandation concernant les ressources allouées à l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Pour conclure, je veux vous assurer que nous continuerons de faire notre possible pour respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information. »